W branży importu i dystrybucji wybór dobrego dostawcy to podstawa w prowadzeniu firmy i należy poświęcić temu obszarowi dużo uwagi. Godny zaufania dostawca, oferujący dobrej jakości produkty, przekłada się na lepszą współpracę i większe zadowolenie Klientów z zakupionych towarów.
Czym przy wyborze dostawcy kierują się importerzy z branży materiałów wykończeniowych i wyposażenia wnętrz? Nasze badanie pokazuje, że kluczowe kryterium to cena. Jednak zaraz obok niej importerzy zwracają uwagę na jakość oferowanych artykułów, ich dostępność oraz szerokość oferty. Potrzeby klientów i renoma marki są mniej istotne przy wyborze dostawcy, choć dalej mają wpływ na decyzję, tak samo, jak doświadczenie wyniesione z wieloletniej współpracy.
Mimo że firmy posiadają zaawansowane narzędzia do analizy współpracy z dostawcami, to większość firm przy wyborze dostawców kieruje się doświadczeniem pracowników. Tylko ¼ badanych podmiotów wykorzystuje analizy dostaw i dostawców tworzone przez system. Taka sytuacja wydaje się dosyć niebezpieczna, bo trzeba pamiętać o tym, że doświadczenie pracowników zwykle odchodzi wraz z nimi w sytuacji zmian kadrowych. Opieranie się więc tylko na doświadczeniu zatrudnionych osób, może doprowadzić do niepotrzebnego skomplikowania procesu znalezienia optymalnej oferty. Zintegrowany system zarządzania pozwala uniknąć tego ryzyka, gromadząc informacje, na podstawie których można ocenić wybranego dostawcę – także pod względem terminowości i jakości realizacji dostaw. Dla 42% badanych przedsiębiorstw ważna jest przy dokonaniu ostatecznej decyzji o wyborze oferty dostępność rabatów, które również mogą zostać uwzględnione w analizie dokonywanej przez system. Takie podejście ułatwia ocenę rentowności planowanego zamówienia. Możliwość rzetelnej analizy przygotowanej przez system sprzyja lepszej kontroli nad procesem wyboru dostawcy, pozwalając zmniejszyć nakład pracy i ryzyko podjęcia niekorzystnej decyzji.
Prawie połowa badanych firm (43%) boryka się z problemem prognozowania popytu. Z jednej strony istnieje ryzyko złożenia u dostawcy zbyt małego zamówienia, a wtedy w przypadku większego zapotrzebowania ze strony klientów, może to wiązać się z ich utratą. Z drugiej strony pojawia się ryzyko zbyt dużych zamówień – “na wszelki wypadek” – i zamrożenia miejsca w magazynie. To drugie rozwiązanie wybiera znaczna część ankietowanych firm.
Konsekwencje związane z trudnością prognozowania popytu można zminimalizować. Z pomocą przychodzą narzędzia informatyczne, możliwa jest bowiem integracja systemu firmy z oprogramowaniem dostawców. Co prawda nie pomoże to przewidzieć nagłych decyzji inwestorów, ale pozwoli na podanie konkretnej informacji klientowi, co do terminu realizacji zamówienia, na podstawie stanów magazynowych dostawców i planów dostaw. Łatwiej też będzie zaproponować zamienniki w przypadku, gdy klient musiałby zbyt długo czekać aż towar wpłynie od producenta. Dodatkowo integracja systemów pozwala na automatyczne generowanie zamówienia danego towaru w przypadku braków lub stanu minimalnego.
Korzyści wynikających ze zintegrowania systemu, na którym pracuje dana firma z narzędziami stosowanymi przez dostawcę, jest znacznie więcej. Tymczasem jedynie 10% badanych firm korzysta z takiego rozwiązania, które oprócz kontroli nad wielkością zamówienia, pozwala na monitorowanie jego stanu. Oczywiście jest wiele innych narzędzi do komunikowania się z dostawcą, który niekiedy narzuca sposób wymiany informacji, stanowi to jednak niewielki odsetek badanych przypadków. Najpopularniejszą formą komunikacji jest wymiana wiadomości e-mail, z której korzysta 65% badanych. Drugą pod względem częstotliwości użytkowania są platformy B2B, których używanie deklaruje 52% zapytanych przedsiębiorców. Trudno się dziwić – taka forma pozwala zaoszczędzić czas, który jak wiadomo przekłada się na pieniądze. Kontakt telefoniczny wciąż preferuje 23% badanych, co świadczy o potrzebie szybkiej i bezpośredniej wiadomości od producenta. Potrzeba ta wiąże się z oczekiwaniami klientów, do których chcą trafić importerzy. To ze względu na nich, firmy potrzebują możliwości monitorowania dostaw, aby móc rzetelnie informować od ręki o terminach dostarczenia towaru lub ewentualnych problemach i ich przyczynach. Tylko 5% firm w ogóle nie ma informacji o tym, na jakim etapie realizacji jest ich zamówienie. Z tej perspektywy oparcie komunikacji na zintegrowanym systemie wydaje się być najbardziej optymalną formą, bo pozwala na szybki dostęp do niezbędnych informacji. Dodatkowo tworzona w systemie historia kontaktu z dostawcą ułatwia przejęcie sprawy przez innego pracownika, np. w przypadku zmian personalnych.