Z przeprowadzonej ankiety wynika, że prawie połowa firm nie ma trudności z określeniem jak duża powinna być partia zamawianego towaru (patrz pyt. 1). Jednak całkiem sporo, bo 38% przepytanych osób przyznało się, że zdarza im się mieć problemy z oceną wielkości zamówień. Najprawdopodobniej zamawiają oni towar “na oko”, według swojej wiedzy i doświadczenia. W efekcie w magazynie mogą zdarzać się nadwyżki lub niedobory towaru, co może prowadzić do zamrażania kapitału firmy w asortymencie lub nieporządku w magazynie wiążącego się z nieefektywną gospodarką magazynową.
Do właściwego określenia wielkości zamówienia nie jest potrzebny system magazynowy – w praktyce zdarzają się przypadki prowadzenia statystyk w arkuszu Excela, czy wręcz odręcznie na kartce papieru, na tyle skuteczne, że szef magazynu zawsze wie kiedy i co zamówić.
Jednak podczas planowania zamówień należy trafnie przewidzieć – czasem nawet z wielotygodniowym wyprzedzeniem – kiedy powinno zostać złożone zamówienie u dostawcy, żeby dotarło ono do dystrybutora na czas. Mowa oczywiście o sytuacji, kiedy firma sprowadza towar spoza granic naszego kraju. A taka sytuacja zdarza się nader często – chcąc być konkurencyjnym importuje się towar z takich miejsc, w których można kupić go w jak najbardziej atrakcyjnych cenach. Dlatego dystrybutorzy materiałów budowlanych i wykończeniowych sprowadzają swój asortyment z krajów europejskich, jak i innych kontynentów, w tym z ciągle najtańszych Chin.
Na kolejne pytanie ankiety – “Z jak dużym wyprzedzeniem zamawiają Państwo towar?” – ponad 1/4 odpowiedzi wskazuje okres od 3 tygodni do pół roku czasu. Może to odnosić się właśnie do czasu potrzebnego do sprowadzenia produktów z Azji, co trwa zwykle od 4 do 8 tygodni.
Inne kategorie odpowiedzi to od 1 do 2 tygodni, na co wskazuje 30% firm. Ten okres czasu oczywiście nie wyklucza dostawców z Polski, ale jest to wystarczający termin, żeby sprowadzić produkty od kontrahentów także spoza granic naszego kraju – zarówno bezpośrednich, jak i dalszych sąsiadów.
Z kolei 36% respondentów określa ten czas na okres do 6 dni. Perspektywa 6-dniowa jest na tyle bliska, że żadne z tych przedsiębiorstw nie powinno mieć żadnych trudności z planowaniem zamówień.
Kategorie odpowiedzi 1-2 tygodnie oraz 3 tygodnie-6 miesięcy stanowią razem 56% wskazań. Wnioskujemy zatem, że duża część dystrybutorów nie może sobie pozwolić na zamawianie towaru z dnia na dzień, tylko robi to z odpowiednim wyprzedzeniem. Jak widać – na tyle dużym, że od osób zarządzających magazynem wymagana jest szczegółowa znajomość stanów magazynowych swojej firmy i dynamiki sprzedaży przy uwzględnieniu jej sezonowości. Tak, żeby przewidując zwiększone zapotrzebowanie na daną kategorię produktów w danym okresie czasu, prognozować faktyczne wielkości zamówień niezbędne do zabezpieczenia sprzedaży.
Mając na względzie w/w trudności, z którymi borykają się dystrybutorzy artykułów budowlanych i sanitarnych, nowoczesna gospodarka magazynowa opiera się na zaawansowanych systemach informatycznych, które w ogromnym stopniu ułatwiają, przyspieszają i niwelują ewentualne błędy. Właściwie skonfigurowany system na podstawie danych historycznych i trendów sezonowych potrafi trafnie prognozować wielkości zamówień od dostawców oraz sygnalizować, czy wręcz alarmować operatora systemu z odpowiednim wyprzedzeniem, że właśnie nadchodzi czas, w którym należy dokonać takiego zamówienia.