Program kadrowo-płacowy Systemu Sente S4 został skonstruowany tak, aby efektywnie wspierać pracowników Działu Personalnego w codziennych obowiązkach. Odpowiednie rozwiązania pozwalają na usprawnienie procesu pozyskania wykwalifikowanych pracowników oraz efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi.

Terminowe rozliczanie i naliczanie wynagrodzenia

sente_ikona-07Prawidłowe naliczanie wynagrodzeń

Program płacowy umożliwia tworzenie oraz redagowanie listy płac pracowników z uwzględnieniem: odprowadzanych przez pracownika składek ZUS, zaliczki na podatek dochodowy, nieobecności pracownika, dodatkowych przepracowanych przez pracownika godzin oraz stałych składników zdefiniowanych przez użytkownika, ewentualnych zajęć komorniczych czy innych dodatkowych potrąceń. Dzięki temu prawidłowe i terminowe naliczenie wynagrodzeń dla pracowników możliwe jest w znacznie krótszym czasie.

sente_ikona-08Sprawne raportowanie do urzędów

Po zakończeniu redagowania listy płac system umożliwia jej automatyczne zaksięgowanie oraz eksport raportów rozliczeniowych. To pozwala na terminowe przesyłanie danych wymaganych przez urzędy i zmniejsza ryzyko pomyłek.

sente_ikona-09Szybkie rozliczanie delegacji

Program kadrowy umożliwia ewidencję wyjazdów służbowych, zarówno krajowych, jak i zagranicznych oraz obliczanie kosztów podroży służbowych na podstawie wprowadzonych danych. Zmniejsza to nakład pracy potrzeby do prawidłowego rozliczenia delegacji.

Zmniejszenie interakcji pracownika z działem kadr

sente_ikona-10Samoobsługa pracownicza sposobem na komfort i oszczędzenie czasu

Pracownicy mogą sami zarządzać swoimi danymi oraz planami urlopowymi. Podgląd do własnych umów, listy płac czy rachunków podnosi komfort pracy i oszczędza czas osób zatrudnionych we wszystkich działach firmy.

sente_ikona-11Możliwość zarządzania czasem pracy

Każdy pracownik zyskuje dostęp do systemu z ewidencją czasu pracy, jej rozliczeniem, nieobecnościami i planowaniem. Przełożeni mają jasną informację o podległych im pracownikach, która ułatwia im sprawne zarządzanie personelem.

sente_ikona-12Usprawnienie procesu rekrutacji

Sente S4 wspiera zarządzanie personelem na każdym etapie. System pozwala na tworzenie kartoteki kandydatów, w której przechowywane są informacje o potencjalnych pracownikach. Oprócz tego moduł umożliwia gromadzenie wiedzy o stanowiskach na jakie kandydat aplikuje oraz odnotowanie informacji o spotkaniach i kontaktach. System pozwala na integrację z formularzem rekrutacyjnym zamieszczonym na stronie www. Kiedy kandydat wypełni formularz, jego aplikacja jest automatycznie rejestrowana w systemie i przypisywana do rekrutacji na dane stanowisko.

Funkcjonalności systemu

Kadry
Kartoteka pracowników

Moduł umożliwia pracownikom działu kard i płac ewidencję pracowników. Każdy pracownik opisany jest przez kartoteki, które pozwalają na ewidencję różnego rodzaju umów pracowników, przechowują historię ich zatrudnienia w obecnym (przebieg zatrudnienia) oraz w innych miejscach pracy (świadectwa pracy), zawierają dane podatkowe i ubezpieczeniowe niezbędne do prawidłowego rozliczania z urzędami, przechowują informację o rachunkach bankowych, znajomości języków, szkoleniach w jakich dany pracownik bierze udział oraz umożliwiają wprowadzanie informacji o badaniach okresowych, dodatkowych kwalifikacjach, szkoleniach BHP oraz wyróżnieniach i karach. Moduł udostępnia także kalendarze pracowników, które pozwalają określać harmonogram pracy danego zatrudnionego.

Kartoteka osobowa

W kartotece osobowej przechowywane są podstawowe informacje personalne pracowników m.in. imię, nazwisko, imiona rodziców, NIP, PESEL, nr dowodu osobistego, nr paszportu, wykształcenie. Z kartotekami osobno powiązane są także m.in. informacje o adresach (zameldowania, zamieszkania, do korespondencji), numerach rachunków bankowych, na które mogą być kierowane wypłaty, kursach językowych, odprowadzanych składkach na ZUS, przynależności do NFZ, danych wojskowych oraz ukończone szkoły.
Kartoteki te są ściśle powiązane z kartoteką pracowników dzięki czemu zminimalizowana została powtarzalność przechowywanych informacji. Modyfikacja danych w kartotece osobowej ma odzwierciedlenie w zmianie odpowiednich danych w kartotece pracowników. Dodatkowo w kartotece można przechowywać  załączniki elektroniczne związane z daną osobą (np. CV, listy motywacyjne, zeskanowane świadectwa pracy itp.). Kartoteka osobowa jest również wykorzystywana do ewidencji osób niebędącymi pracownikami firmy, np. zatrudnieni na podstawie umów cywilnoprawnych.

Czas pracy i nieobecności

Wspiera zarządzanie czasem pracy pracowników poprzez tworzenie kalendarzy i harmonogramów pracy, planowanie i rejestrowanie nieobecności.

Kartoteka nieobecności

W kartotece nieobecności rejestrowane są absencje pracowników. Rodzaj nieobecności pracownika można dowolnie definiować, co ułatwia dopasowanie programu do szczególnych preferencji klienta. Informacje wprowadzone w tej kartotece wykorzystywane są do naliczania wynagrodzenia pracowników. Ponadto w kartotece można naliczać podstawy i kwoty zasiłków i wynagrodzeń oraz sprawować kontrolę nad limitami rejestracji poszczególnych nieobecności pracowników.

Urlopy

Moduł umożliwia zaawansowane zarządzanie urlopami pracowników. Pracownik ubiegający się o urlop najpierw składa wniosek urlopowy. Zaakceptowany przez przełożonego wniosek zostaje następnie przeniesiony do kartoteki planów urlopowych. Umożliwia przełożonym efektywne planowanie urlopów pracowników, zapewniając prawidłowe funkcjonowanie firmy.
Po zrealizowaniu planu urlopowego aktualizowana jest kartoteka nieobecności. W dowolnym momencie istnieje możliwość wycofania urlopu. Dla każdego pracownika zakładana jest także karta urlopowa grupująca jego urlopy. Karty urlopowe są zakładane i aktualizowane automatycznie na podstawie danych zgromadzonych na świadectwach pracy, w przebiegu zatrudnienia w kartotece ukończonych szkół i w nieobecnościach.

Kalendarze

W programie istnieje możliwość definiowania kalendarzy, wg. których naliczane są płace oraz rozliczane są nieobecności. W dowolny sposób można rozpisać cykl dni roboczych. Kalendarz może być definiowany dla pojedynczego pracownika, grupy pracowników lub całej firmy.

PFRON

Moduł umożliwia sporządzanie deklaracji WND, INF-D-T, WNU, które mogą być zapisywane do pliku, a następnie zaimportowane do programu SODIR oraz deklaracji INF-1 do programu e‑PFRON.

Płace

Moduł płacowy umożliwia tworzenie oraz redagowanie list płac pracowników. Listy płac naliczane są wg. definiowanych w programie algorytmów. Wypłata może być przelewana na konto lub wypłacana w kasie. Przy obliczaniu płac brane są pod uwagę odprowadzane przez pracownika składki na ZUS, zaliczki na podatek, potrącenia, nieobecności, dodatkowe przepracowane przez pracownika godziny oraz inne składniki stałe zdefiniowane przez użytkownika. Możliwa jest ręczna modyfikacja składników płacowych. Po zakończeniu redagowania listy płac można automatycznie wygenerować przelewy dla pracowników, wyeksportować raporty rozliczeniowe do programu Płatnik oraz automatycznie zaksięgować listę płac.

Umowy cywilno prawne

Moduł umożliwia obsługę procesu rozliczania umów cywilnoprawnych: umowy zlecenia, umowy o dzieło, honoraria, umowy agencyjne, itp., od momentu ich rejestracji w systemie, poprzez wystawianie rachunków do tych umów, aż po zlecenie dokonania na ich podstawie przelewów bankowych. Program zapewnia także kontrolę nad poprawnością i kompletnością wprowadzanych danych. Oprócz tego umożliwia wskazywanie miejsc powstania kosztów związanych z określonym rachunkiem, zapewniając tym samym dokładne rozliczanie kosztów związanych z daną umową.

Rekrutacja
Kartoteka kandydatów

W kartotece kandydatów przechowywane są informacje o potencjalnych kandydatach do pracy. Oprócz danych osobowych każdy kandydat może być opisany przez określone dodatkowe cechy, np. komunikatywność, znajomość języków obcych, posiadane kwalifikacje, itd. Oprócz tego moduł umożliwia gromadzenie informacji o stanowiskach na jakie kandydat aplikuje oraz odnotowywanie informacji o spotkaniach i kontaktach z kandydatami. Ponadto w kartotece można przechowywać załączniki elektroniczne dotyczące danego kandydata, np. CV, list motywacyjny. Moduł pozwala także na zarządzanie akcjami rekrutacyjnymi w firmie. Każda akcja rekrutacyjna określona jest przez ramy czasowe, opis, osobę prowadzącą akcję oraz parametr charakteryzujący stan akcji (np. w trakcie). Po utworzeniu akcji przypisywane są do niej stanowiska, na które poszukiwani są pracownicy. Stanowisko charakteryzowane jest przez zestaw konfigurowalnych cech, które później używane są do wyznaczenia tylko tych kandydatów, którzy spełniają wymagania określone w cechach stanowiska.

Szkolenia

Dzięki danym gromadzonym w programie w łatwy sposób można zarządzać planem szkoleń, kosztami z nimi związanymi oraz realizacją potrzeb szkoleniowych pracowników.

Oceny pracownicze

System można wykorzystać na potrzeby oceny pracowniczej poprzez tworzenie arkuszy ocen pracowników, definiowanie kryteriów oceny, prowadzenie oceny okresowej pracowników oraz archiwizowanie danych dotyczących okresowej oceny danego pracownika.

Zarządzanie czasem pracy

Program dostarcza cały wachlarz funkcjonalności związanych z efektywnym i prawidłowym zarządzaniem czasem pracy pracowników firmy. Skutecznie wspiera zagadnienia związane z ewidencją czasu pracy, jej rozliczeniem, nieobecnościami i planowaniem czasu pracy.

Listy obecności

Program daje możliwość tworzenia list obecności, zawierających informacje o czasie i liczbie przepracowanych godzin przez pracownika. Ponadto umożliwia ewidencjonowanie czynności wykonywanych danego dnia przez pracownika. Rejestracja czynności może odbywać się ręcznie, lub być naliczana na podstawie rejestracji innych dokumentów w systemie, jak raporty produkcyjne, dokumenty magazynowe itp. Jest zintegrowany z modułami obszaru Personel, poprzez rejestrację zleceń produkcyjnych, wykonywanych przez pracowników oraz rozliczanie na tej podstawie wynagrodzenia akordowego.

RCP

To rozbudowana funkcjonalność modułu, poszerzona o obsługę urządzeń przeznaczonych do rejestrowania czasu pracy, czytniki elektroniczne obsługiwane przez karty lub breloczki zbliżeniowe. Zastosowanie modułu umożliwia większą kontrolę nad spóźnieniami i wcześniejszymi wyjściami z pracy, co daje pracodawcy wgląd w rzeczywisty czas pracy.

BHP

Moduł pozwalający na planowanie i kontrolę wydawania artykułów BHP oraz tworzenie elektronicznej kartoteki wypadków.

Artykuły BHP

System umożliwia planowanie i kontrolę wydawania artykułów BHP (odzież robocza, środki czystości). Plan tworzony jest na podstawie zdefiniowanych sortów (nazwa artykułu, ilość, częstotliwość wydawania itd.) oraz przypisaniu ich do odpowiednich pracowników. Pracownik działu BHP korzystający z tego modułu może wcześniej zaplanować zakup nowych artykułów oraz przechowywać historię wydań. Ponadto moduł pomaga w określaniu częstotliwości przeprowadzania konserwacji odzieży roboczej. Pozwala także przypisywać sort do stanowiska pracy i na tej podstawie automatyczne generowanie list artykułów BHP przeznaczonych dla pracowników

Kartoteka wypadków

Moduł zawiera także elektroniczną kartotekę wypadków, która pozwala na prowadzenie pełnej ewidencji zdarzeń oraz elektronicznych dokumentów z nimi związanych, m.in. rejestru wypadków i protokołu powypadkowego. Umożliwia pełny opis zdarzenia, wg zdefiniowanej wcześniej klasyfikacji (np. wypadek indywidualny, zbiorowy, przy pracy lub poza nią), wskazanie jego przyczyn i skutków, a także sformułowanie wniosków i zaleceń dla pracodawcy, tak aby zmniejszyć ryzyko występowanie podobnych zdarzeń w przyszłości. Umożliwia wskazywanie członków zespołu powypadkowego oraz dodatkowych świadków zdarzenia.

Delegacje

System umożliwia ewidencję wyjazdów służbowych, zarówno krajowych jak i zagranicznych oraz rozliczanie kosztów podroży służbowych na podstawie danych zawartych w module. W rozwiązaniu dostępna jest lista wszystkich wyjazdów służbowych z dowolnie wybranego przedziału czasowego. Umożliwia także użytkownikom wydruk poleceń służbowych oraz wyświetlanie delegacji w kalendarzu pracownika.

Świadczenia socjalne

Moduł pozwala na zarządzanie kredytami oraz funduszami pracowników. Kredyt określany jest przez datę zaciągnięcia, kwotę kredytu oraz wielkość raty. Z każdym kredytem rejestrowany jest jednocześnie harmonogram jego spłaty. Fundusz do jakiego należy pracownik określany jest przez datę przystąpienia, wysokość wpisowego, oraz wysokość składki. Z każdym funduszem skojarzony jest harmonogram opłacania składek przez pracowników. Raty kredytu oraz składki są wyliczane na liście płac za dany miesiąc. Spłatę kredytu oraz pobieranie składek można zawiesić na czas określony. Ze względu na powszechność Zakładowego Funduszu Mieszkaniowego oraz Kasy Zapomogowo Pożyczkowej wyodrębnione zostały oddzielne funkcje do zarządzania nimi.

eHRM

To funkcja zintegrowana z przeglądarką WWW, która umożliwia pracownikom przedsiębiorstwa zarządzanie własnymi danymi oraz planami urlopowym. Pozwala na podgląd własnych umów, wynagrodzeń czy rachunków dostępnych w module.

Kalendarz indywidualny i grupowy

Funkcjonalność umożliwiająca przeglądanie ustalonego czasu pracy na dany dzień, wykazu nieobecności, a także złożonych wniosków oraz planów urlopowych. Pracownik ma dostęp do dwóch wersji kalendarza: kalendarz osobisty (indywidualny) przedstawiający dane zalogowanego pracownika oraz kalendarz grupowy pozwalający na zestawienie kalendarza większej liczby osób, co ułatwia np. planowanie urlopu.

Plany i wnioski urlopowe

Moduł umożliwia zarządzanie własnymi urlopami przez pracowników, którzy mogą uzyskać informację na temat limitów urlopowych przysługujących im w danym roku kalendarzowych. Mogą złożyć wniosek o urlop, który trafia bezpośrednio do przełożonego (patrz wnioski podwładnych). Decyzja o akceptacji lub odrzuceniu wniosku przez przełożonego jest widoczna dla pracownika w systemie. Ponadto dzięki wykazowi nieobecności pracownik ma dostęp do informacji na temat własnych nieobecności zarejestrowanych w systemie. Funkcja daje pracownikom sposobność znalezienia informacji na temat rodzaju nieobecności, okresie jej trwania, liczby dni kalendarzowych oraz dni roboczych wybranej absencji.

Wnioski podwładnych

Funkcja ta umożliwia kierownikom przeglądanie wniosków i planów urlopowych złożonych przez ich podwładnych. Informacja o tych wnioskach może być wysyłana do przełożonych przy użyciu poczty e-mail. Przełożeni mogą  zaakceptować lub odrzucić wnioski.

Dane kadrowe

Moduł pozwala na składanie wniosków o zmianę danych osobowych i adresowych (adres zameldowania, zamieszkania, korespondencji). Po zarejestrowaniu zmian informacja na ten temat trafia do użytkownika obszaru Personel, który może zatwierdzić lub odrzucić zmiany. Dopiero zatwierdzenie zmian przez odpowiedzialną za to osobę powoduje zmianę danych w systemie kadrowym. W zakresie umów pracowniczych moduł umożliwia przeglądanie własnych umów zawartych między pracownikiem, a pracodawcą. Dotyczy to zarówno umów o pracę, jak i umów cywilnoprawnych. Umowy prezentowane są w formie listy, z której można przejść do widoku danych szczegółowych umowy. Wszystkie aneksy wystawione do umowy są widoczne w module. Pracownik może je przeglądać w postaci listy, za pomocą której może wyświetlić szczegółowe informację w nich zawarte. Osoby zatrudnione w firmie na podstawie umowy cywilnoprawnej mają dostęp do wszystkich  informacji zawartych na wystawionych przez niego rachunkach do tych umów.

Listy płac

Dzięki temu modułowi pracownik ma stały dostęp do informacji na temat własnych wynagrodzeń. Zalogowany użytkownik może uzyskać informację na temat wysokości składników płacowych naliczonych na poszczególnych listach płac. Moduł przedstawiając składniki płacowe dodatkowo prezentuje narastające w ciągu danego roku wartości dochodu oraz podstawy ZUS.

Wnioski do kadr

Rozwiązanie umożliwia pracownikom składanie wniosków do Działu Kadr bezpośrednio przez stronę internetową. Wnioski te mogą dotyczyć między innymi wydania zaświadczenia i udzielenia informacji. Pracownik może przeglądać historię wszystkich złożonych wniosków. Dzięki odpowiednim statusom każdy pracownik może monitorować, na jakim etapie znajduje się realizacja jego wniosku.