Lobos

Kompletne rozwiązanie w obszarze gospodarki magazynowej dla firmy Lobos

Lobos to marka dystrybutora zaopatrującego firmy w całej Polsce w szeroki asortyment wyposażenia biur: urządzenia i materiały biurowe, materiały eksploatacyjne (drukarki, kserokopiarki, faksy, skanery itp.), pakowane artykuły spożywcze oraz meble i akcesoria meblowe dla firm i hoteli.

Firma Lobos posiada 10 oddziałów na terenie całej Polski – w Katowicach, Kielcach, Krakowie, Nowym Sączy, Nowym Targu, Rzeszowie, Tarnowie, Łodzi, Warszawie i Wrocławiu. Na terenie Krakowa oraz okolic towar rozwożony jest za pomocą własnej floty samochodowej. Do pozostałych rejonów Polski artykuły zostają wysyłane przy użyciu firmy spedycyjnej. Wdrożenie objęło asortyment biurowy bez artykułów meblowych.

Wybór systemu informatycznego

Z firmą Lobos Sente jako dostawca zaawansowanych systemów informatycznych współpracuje od 2007 r., kiedy to rozpoczęte zostały prace nad wdrożeniem systemu ERP. Podjęte wówczas działania zostały zakończone wprowadzeniem rozwiązań w obszarach Sprzedaż i Dystrybucja, CRM, Finanse i Księgowość, Kasa i Bank, Personel, Controlling i Witryna Handlowa.

Planując zmiany systemowe w obszarze gospodarki magazynowej firma Lobos szukała innych dostawców zaawansowanego oprogramowania dla firm. Jednak ze względu na funkcje i możliwości systemu informatycznego w obszarze planowania zamówień i WMS, propozycja firmy Sente stanowiła najbardziej kompleksowe rozwiązanie. Nie bez znaczenia okazały się także dotychczasowe pozytywne doświadczenia i wieloletnia współpracę pomiędzy obiema firmami.

Przyczyny wdrożenia - reorganizacja w obszarze planowania zamówień i gospodarki magazynowej (WMS)

Dynamiczny rozwój spółek wchodzących w skład grupy Lobos i stały przyrostu ilości oferowanego asortymentu spowodował potrzebę zmian w obszarze logistyki i gospodarki magazynowej, a w związku z tym wdrożenie kolejnych obszarów systemu ERP Sente.

Do tej pory funkcjonowało jednocześnie kilka magazynów oddziałowych, jednak ze względu na koszty utrzymania składów oraz transportu zlikwidowano lub zminimalizowano rolę tych magazynów na rzecz jednego magazynu centralnego. W wybranych oddziałach firmy przechowywane są jeszcze tylko produkty ciężkie lub wielkogabarytowe o stosunkowo niskiej wartości jednostkowej (np. woda, papier, mleko, ręczniki papierowe itp.), których transport z magazynu centralnego jest ekonomicznie nieopłacalny.

W związku z wprowadzanymi zmianami powstała konieczność przeorganizowania magazynu w siedzibie firmy w Krakowie na magazyn centralny w taki sposób, żeby przy dotychczasowej swojej powierzchni (2000 m2) mógł przyjąć na stan i podołać obsłudze zwiększonej rotacji artykułów.

Planowanie rozkładu magazynu centralnego

W proces przekształceń Sente zostało zaangażowane już w momencie planowania zmian w magazynie mającym stanowić centralny skład przedsiębiorstwa. Na podstawie dotychczasowych doświadczeń i specyfiki asortymentu Lobos został opracowany rozkład strefy odstawczej (ustawienie regałów) oraz strefy pakowania, zaplanowane ścieżki poruszania się magazynierów oraz zaprojektowane zasilenie 2-piętrowej (wys. 2,2m) antresoli. Takie rozwiązania pozwoliły od samego początku zoptymalizować funkcjonowanie kluczowych obszarów magazynu, dzięki czemu uniknięto modyfikacji w późniejszym terminie (mogących wynikać z wniosków planowanej wówczas analizy przedwdrożeniowej oraz późniejszej implementacji systemu).

Zastosowane rozwiązania oparto na urządzeniach mobilnych

Wprowadzone rozwiązania opierają się na urządzeniach przenośnych, które poprzez Wi-Fi łączą się z bazą danych systemu. Każdy magazynier jest zaopatrzony w tzw. handheld, za pomocą którego otrzymuje zlecenia magazynowe i potwierdza realizację poszczególnych zadań do wykonania.

Oprogramowanie umożliwia kierownikowi magazynu na tworzenie i generowanie raportów przedstawiających precyzyjne statystki wydajności pracy każdego magazyniera. Pozwala to z jednej strony planować i decydować o organizacji pracy magazynu, jak i monitorować efektywność działań pracowników.

Automatyzacja organizacji pracy magazynu

Najważniejsze efekty wdrożenia systemu WMS Sente wynikają z automatyzacji kluczowych procesów zachodzących w magazynie.

Podczas swoich zadań 10-ciu magazynierów wspieranych jest przez system, który kieruje ich do lokacji, z których powinni pobrać dany produkt. Wybierana jest najbardziej optymalna trasa ze względu na konkretne zlecenie magazynowe. Takie rozwiązania znacznie przyspieszają proces kompletacji zamówień i przygotowania przesyłki.

Automatyzacja pracy umożliwiła obsługę magazynu przez taką samą liczbę osób nawet po zwiększeniu liczby dziennych zamówień wynikających ze skierowania na skład centralny zleceń, które dotychczas były obsługiwane przez oddziały firmy.

Został wprowadzony system „podwójnej kontroli” polegający na sczytywaniu (tzw. pick) za pomocą kodu kreskowego danych dotyczących pobieranego produktu z konkretnej lokacji, a następnie ponownego pick’u danego artykułu podczas przygotowywania przesyłki w strefie pakowania. W obu przypadkach przy braku kompletacji system sygnalizuje o tym i nie pozwala realizować kolejnych operacji bez skompletowania całości paczki. Dzięki współpracy urządzeń mobilnych i rozwiązań systemu możliwość pomyłek przy wysyłce do klientów została zredukowana praktycznie do zera.

Kompletacja zamówień według wskazówek podawanych przez system pozwala także skrócenie czasu (z 3 godzin do 30-tu minut) potrzebnego do zapakowania przesyłek na samochód (własny lub spedytora). Paczki przygotowane i zebrane zostają razem według wyznaczonych tras. Niezbędna dokumentacja przewozowa drukowana jest z systemu i dołączana do każdego pakunku już na etapie pakowania przez magazyniera.

W przypadku transportu za pomocą firmy kurierskiej wdrożona została integracja systemu WMS z oprogramowaniem spedytora. Program magazynowy po otrzymaniu od magazyniera potwierdzenia spakowania paczki automatycznie komunikuje się z webserwisem spedytora informując o przygotowanej przesyłce. Zlecenia przewozu, druk niezbędnych dokumentów – wszystko to dzieje się samoczynnie według zaprojektowanych podczas wdrażania systemu informatycznego operacji. Spedytor z kolei w czasie rzeczywistym dostaje komplet informacji na temat terminu, punktu docelowego oraz ilości i gabarytów towaru, po który ma przyjechać. Elektroniczna wymiana danych pomiędzy systemem magazynowym a programami zewnętrznymi pozwala znacznie skrócić i usprawnić realizację zadań magazynowych.

Cross docking pozwala na redukcję magazynów oddziałowych

Żeby zmniejszyć liczbę magazynów oddziałowych Lobos musiał rozwiązać problem kompletacji przesyłek ze względu na docelowe punkty odbioru – bez konieczności przepakowywania ich „po drodze” w poszczególnych oddziałach. Zgodnie z sugestiami Klienta firma Sente przygotowała w systemie WMS mechanizmy pozwalające na realizację zamówień według metody cross dockingu.

Obecnie w systemie istnieje opcja otwarcia zlecenia przewozu „cross dock” na określony oddział. W takim przypadku poszczególne elementy (paczki) całej przesyłki już w magazynie centralnym zaadresowane zostają na docelowe miejsce odbioru (adres danego oddziału lub adres konkretnego klienta), a nie jako przesyłka w całości zaadresowana na oddział firmy, który do tej pory sam przepakowywał i rozdzielał je na potrzeby zamówień lokalnych.

Ten mechanizm doskonale sprawdza się przy zamówieniach generowanych przez dużych klientów, kiedy przykładowo jeden kontrahent zleca dostarczenie 250 paczek pod 100 różnych miejsc adresowych. W takim przypadku już na etapie przygotowywania przesyłki każda paczka otrzymuje etykietę zaadresowaną na wskazany adres. Po dotarciu przesyłek do oddziału Lobosu nie ma potrzeby ich przepakowywania ani adresowania – to wszystko zostało już wykonane w magazynie centralnym.

Implementacja w oprogramowaniu rozwiązań cross dockingu pozwoliła dokonać reorganizacji magazynów oddziałowych Lobosu. Pozyskane tym sposobem środki firma może przeznaczyć na inwestycje mające na celu rozwój przedsiębiorstwa i zwiększanie przewagi konkurencyjnej.

Podsumowanie

Wdrożenie kolejnych obszarów systemu ERP Sente pozwoliło firmie Lobos na reorganizację sposobu działania przedsiębiorstwa. Powstał magazyn centralny, a automatyzacja większości procesów w nim zachodzących usprawniła jego pracę tak, żeby mógł on przejąć zlecenia do tej pory realizowane przez oddziały bez konieczności zatrudniania nowych pracowników lub pracy w trybie zmianowym na tym magazynie.

Obecnie system do obsługi magazynu i planowania zamówień posiada w swojej kartotece ok. 30 tys. aktywnych pozycji asortymentowych. Z tej liczby 8,2 tys. produktów rozmieszczonych jest na ok. 2,3 tys. lokacjach. Przeciętnie dziennie realizowanych jest ok. 300 przesyłek, co daje ok. 2 tys. pobrań towarów przez przez 10 magazynierów. Średnio jedno pobranie realizowane jest w ciągu 2 minut i 24 sekund.

Powrót do listy projektów