Złoto i srebro pod kontrolą systemu Sente

Mennica Wrocławska Sp. z o.o. zajmuje się dystrybucją metali szlachetnych, w postaci sztabek i monet lokacyjnych, skupem metali szlachetnych oraz sprzedażą asortymentu o charakterze numizmatycznym i kolekcjonerskim. Firma prowadzi sprzedaż poprzez 10 oddziałów w całej Polsce oraz za pomocą sklepu internetowego pod kilkoma markami

Potrzeba wdrożenia kompleksowego systemu informatycznego

Głównym powodem, dla którego Mennica Wrocławska zdecydowała się na wdrożenie systemu informatycznego klasy ERP była potrzeba usprawnienia pracy poszczególnych działów w firmie. Wdrożenie systemu umożliwiło pracę na jednej bazie danych, co w efekcie pomogło zoptymalizować i ułatwić realizację zadań wielu osób z różnych sfer funkcjonowania organizacji.

Wdrożenie objęło następujące obszary działania firmy: Sprzedaż i CRM, Logistyka, Finanse i Księgowość, Controlling i informacja Zarządcza, eCommerce, Workflow i Dokumenty.

Przyczyny wyboru systemu Sente

Od samego początku rozmów z Mennicą Wrocławską przedstawiciele Sente starali się zrozumieć biznes i wyzwania jakie stoją przed tą firmą. Zgodnie z filozofią Sente to system ma się zmieniać ze względu na potrzeby klienta, a nie odwrotnie. O wyborze systemu Sente zadecydowało właśnie to indywidualne podejście i zrozumienie sytuacji biznesowej oraz możliwość modyfikowania oprogramowania ze względu na konkretne wymagania Mennicy Wrocławskiej. Z drugiej strony eksperci Sente przedstawili Mennicy realny harmonogram działań – taki, który przewidywał adekwatny czas na przygotowanie analizy przedwdrożeniowej i kolejne kroki mające na celu sprawne wdrożenie systemu.

Wyjątkowy panel do obsługi klienta

Doskonałym przykładem indywidualnego podejścia i elastyczności systemu Sente jest panel CRM służący do obsługi klienta., Wygląd i funkcje panelu przedstawiciele Mennicy Wrocławskiej zaproponowali sami. To znaczy rozrysowali dokładnie jak ma wyglądać i jakie ma posiadać funkcje, aby obsługa klienta w punkcie sprzedaży była jak najłatwiejsza i efektywna. Pomysły Klienta zostały zweryfikowane i uzupełnione przez projektantów ze strony Sente, a informatycy Sente wykonali go dokładnie według wskazówek i dokładnie w taki sposób, jak zostało wspólnie zaprojektowane.

Obecnie z panelu korzystają na co dzień sprzedawcy Mennicy Wrocławskiej w całej Polsce.Funkcje zintegrowanego systemu informatycznego pozwalają sprzedawcy na pracę w jednym programie, co znacząco przyspieszyło obsługę klienta. Czas obsługi nowych klientów skrócił się dwukrotnie , a klienci już wpisani do bazy CRM obsługiwani są 3 razy szybciej.

Łatwe rozliczenia fiskalne

Rozliczenia fiskalne związane z obrotem metalami szlachetnymi charakteryzują się wysokim stopniem komplikacji – na złoto inwestycyjne nie jest nałożony VAT, natomiast srebro, platyna, pallad czy diamenty rozliczane są z podatkiem VAT w wysokości 23%. W asortymencie firmy znajdują się na przykład monety, których wartość równa się wartości złota, ale są i egzemplarze kolekcjonerskie o wartości znacznie przekraczającej kruszec, z którego są wykonane. Kwestię rozliczeń utrudnia fakt, że na ten sam produkt może wystawić innego rodzaju fakturę, w zależności od tego, na jakiego rodzaju dokumencie księgowym został kupiony.

Rozliczenia z różnymi grupami klientów również posiadają swoją określoną specyfikę. Z tego powodu nie zawsze rozliczenie jest prostą operacją gotówkową z jednakową stawką VAT. Dlatego system został tak zaprojektowany, by nawet skomplikowane operacje – z formalnego punktu widzenia – z poziomu obsługi były proste do wykonania.

Ze względu na wspomniane wyżej uwarunkowania fiskalne generowanie oraz druk paragonów nie było realizowane natychmiastowo. Wdrożenie systemu przyspieszyło 8-krotnie przygotowanie dokumentów związanych z zakupami w punkcie sprzedaży.

Planowanie i bilansowanie zakupów

Obrót złotem jest specyficznym rodzajem sprzedaży. Ze względu na różnicę kursową złota ważne jest szybkie uzupełnianie stanów magazynowych. Z tego względu specjalnie na potrzeby Mennicy Wrocławskiej powstał w systemie autorski mechanizm do planowania i bilansowania zakupów.

Również w tym przypadku jednym z najważniejszych czynników jest czas. Wprowadzone zmiany umożliwiają  odpowiednio szybkie reakcje na styku sprzedaż – zakupy co pozwala zaoszczędzić  pieniądze firmy.

Rozwiązania e-commerce

Oprogramowanie e-commerce wspiera również działania sprzedażowe. W tym obszarze najbardziej istotna okazała się być możliwość integracji z oprogramowaniem sklepu internetowego. Zarządzanie stanami magazynowymi dzięki jednej bazie danych i zintegrowanemu przepływowi informacji zostało zautomatyzowane. Operator systemu otrzymuje bieżące informacje na temat statusu realizowanych tym kanałem sprzedaży zamówień – czy została dokonana wpłata i  czy można przystąpić do realizacji zamówienia.

Szybciej i sprawniej

Również i w przypadku tak oryginalnej działalności, jaką jest obrót metalami i kamieniami szlachetnymi, wdrożenie systemu klasy ERP pozwala usprawnić i uporządkować wiele procesów zachodzących w objętych zakresem wdrożenia obszarach działalności.

Jednak podsumowując efekty wdrożonych zmian na pierwsze miejsca wysuwa się skrócenie czasów realizacji poszczególnych operacji. Wzrost szybkości obsługi klienta pozwala zwiększać jego satysfakcję, a  tym samym budować lojalność względem marki. Wdrożenie zintegrowanego systemu i przyjazny oraz przystosowany do wytycznych Mennicy Wrocławskiej interfejs ułatwiają i przyspieszają codzienną pracę pracowników.

Efekty wdrożenia są na tyle zadowalające dla zarządu Mennicy Wrocławskiej, że planowane jest uruchomienie kolejnych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa. W najbliższym czasie system Sente będzie także wspierał zarządzanie obsługą procesów kadrowo-płacowych.

 

Powrót do listy projektów