Wdrożenie systemu ERP u dystrybutora artykułów biurowych

Grupa Lobos jest dostawcą akcesoriów i materiałów biurowych, urządzeń (aparaty telefoniczne, drukarki, kserokopiarki, skanery itp.), materiałów eksploatacyjnych, mebli oraz innych artykułów przeznaczonych do zaopatrzenia biur w całej Polsce. W skład grupy Lobos wchodzą dwie spółki (Lobos Sp. z o.o. i Lobos Sp.k.) posiadające 8 oddziałów w największych miastach naszego kraju. Firma posiada jeden magazyn centralny oraz kilka magazynów oddziałowych.

Przyczyny wdrożenia systemu ERP

W związku z rozwojem firmy i wzrostem przychodów dotychczasowy system informatyczny przestał spełniać swoje zadania. Ze względu na uwarunkowania techniczne związane z funkcjonującym programem firma stanęła przed wyborem – albo rozwijać obecny system pod swoje indywidualne potrzeby, albo korzystać z jego kolejnych, ale zestandaryzowanych uaktualnień. Żadne z tych rozwiązań nie było jednak w pełni satysfakcjonujące z punktu widzenia potrzeb dynamicznie rozwijającego się przedsiębiorstwa.

Dostosować system do indywidualnej sytuacji dystrybutora

Dokonując wyboru firmy mającej przeprowadzić wdrożenie nowego systemu informatycznego zarząd Lobos brał pod uwagę zakres funkcji, które posiada oprogramowanie w swojej opcji standardowej.

Jednak na wyborze zaważył fakt, że system Sente może być dostosowany w sposób praktycznie nieograniczony do indywidualnej sytuacji biznesowej klienta, a co więcej rozbudowywany i modyfikowany wraz z rozwojem przedsiębiorstwa. W związku z tym niezwykle istotną funkcją oprogramowania okazała się możliwość pracy na jednym systemie ERP dwóch różnych podmiotów gospodarczych, na które składa się marka Lobos (rzadko który system erp umożliwia takie rozwiązanie) oraz obsługa wielu oddziałów, jakie posiadają obie firmy wchodzące w skład grupy.

Zakres wdrożenia systemu ERP objął tak kluczowe dla funkcjonowania firmy obszary, jak Sprzedaż i Dystrybucja, Finanse i Księgowość, Kadry i Płace, CRM, Controlling, Obsługa Witryny Internetowej (eCommerce).

Wielofirmowość ujęta w jeden spójny system

Każdy produkt znajdujący się w magazynie został przyporządkowany konkretnej lokacji, która została oznaczona kodem kreskowym. Dzięki temu identyfikacja położenia każdej, nawet pojedynczej sztuki określonej pozycji asortymentowej obecnie jest kwestią sekund – kompletne dane na ten temat znajdują się w systemie.

Jednym z głównych zadań systemów klasy ERP od strony operacyjnej jest ujednolicenie i uporządkowanie danych powstających w różnych działach firmy oraz możliwość centralnego zarządzania ujednoliconą spójną bazą danych oraz informacji. Oczywiście i takie rozwiązania zastosowano także w tym przypadku.

Jednak podczas tego wdrożenia największym wyzwaniem okazała się wielofirmowość organizacji. W skład grupy Lobos wchodzą dwie spółki posiadające swoje oddziały w różnych miastach.

Każda z tych firm generuje własną dokumentację księgową, kadrowo-płacową czy magazynową i posiada zatrudnionych własnych pracowników. Łatwo sobie wyobrazić, że ze względów organizacyjnych zarządzanie tak rozgałęzioną strukturą wymaga znacznych nakładów pracy i czasu oraz rozbudowanej kadry administracyjnej.

Wdrożenie systemu ERP Sente pozwoliło skonsolidować obieg dokumentacji całej organizacji. W oprogramowaniu założono tzw. wyróżniki na kontach, dzięki którym w łatwy sposób można identyfikować miejsca powstania kosztów.

W systemie nadal każda spółka posiada własną księgowość i rozliczana jest osobno. Jednak dzięki skonfigurowaniu obszaru odpowiedzialnego za controlling dane obu firm (również w podziale na poszczególne oddziały) mogą być dowolnie agregowane i analizowane, a zarząd otrzymuje aktualne i kompletne informacje na temat kondycji finansowej całej grupy.

Poza tym zaimplementowany moduł controllingu finansowego pozwala przeliczać i rozliczać budżety oraz prognozować i realizować plany budżetowe.

W obszarze kadr i płac rozwiązania systemu zapewniły zintegrowany proces naliczania płac w obu firmach, czyli automatyczne zakładanie rachunków na podstawie informacji o wysokości pensji w drugiej spółce. W przypadku przeniesienia pracownika z jednej firmy do drugiej, obecnie transfer danych oraz wygenerowanie niezbędnej ze względów formalnych dokumentacji, realizuje się jednym kliknięciem.

Serwis urządzeń pod opieką CRM

Firma Lobos prowadzi serwis sprzedawanych urządzeń marki Panasonic oraz Canon. Na potrzeby obsługi serwisowej w module CRM został opracowany rozbudowany mechanizm informujący operatora programu, że dany towar podlega umowom serwisowym.

W praktyce wygląda to w ten sposób, że w momencie sprzedaży urządzenia system automatycznie zakłada w module CRM umowę serwisową na dany asortyment dla danej firmy. W efekcie osoba obsługująca serwis ma stały podgląd na historie serwisów, łącznie z informacją o lokalizacji danego produktu w magazynie. W tym przypadku wsparcie oprogramowania znacznie ułatwia nadzór i rozliczanie kosztów serwisu – także ze względu na rozdzielność prawną obu spółek wchodzących w skład grupy Lobos.

Automatyzacja polityki promocyjno-rabatowej

Dla prowadzenia dystrybucji towarów bardzo ważna jest skuteczna polityka promocyjna względem swoich klientów. W grupie Lobos promocje polegają zarówno na obniżeniu ceny sprzedaży, jak i na łączeniu towarów w pakiety. Poza tym każdy klient bądź grupa klientów może posiadać osobno zdefiniowane reguły rabatowe.

Rozwiązania systemu pozwalają zautomatyzować działania mające na celu przyznanie właściwemu klientowi odpowiedniej promocji (np. pakietowa, ilościowa lub łączona) czy rabatu. Ze względu na skalę organizacji wprowadzenie do programu odpowiednich reguł rabatowych i zasad promocji poprzez automatyzację tych procesów znacznie ułatwia przeprowadzenie akcji w dużo mniejszym stopniu angażując zasoby kadrowe firmy. Tym bardziej, że dużą część zakupów odbywa się poprzez zintegrowaną z całym systemem ERP witrynę internetową.

Witryna handlowa – skuteczny kanał obsługi klienta i sprzedaży

Bardzo istotną częścią wdrożenie systemu ERP w Lobosie było wykonanie witryny handlowej do obsługi klientów przez kanał internetowy (www.platforma.lobos.pl). W tym przypadku Lobos dostarczył projekt graficzny i szczegółową specyfikację, na podstawie której Sente stworzyło sklep internetowy od podstaw. Poza standardowymi funkcjami niezbędnymi do funkcjonowania e-sklepu oraz integracją z innymi modułami systemu (finanse i księgowość, magazyn, sprzedaż i dystrybucja itd.) witryna handlowa została zaopatrzone w inne, mniej popularne funkcje mające ułatwić dokonywanie zamówień przez internet.

Spółki Lobosu działają w obszarze B2B i odbiorcami ich artykułów są inne firmy. Część z nich stanowi przedsiębiorstwa bardzo duże, wieloodziałowe, dokonujące dużych zamówień. Dlatego niestandardowe funkcje witryny internetowej zostały przygotowane ze względu na takich odbiorców.

Właśnie dlatego rozwiązania e-commerce systemu Sente pozwalają zarządzać zakupami dokonywanymi przez poszczególne działy lub poszczególnych pracowników firmy klienta, określają limity do jakiej kwoty mogą oni robić zakupy oraz w razie konieczności wprowadzają ograniczania liczby zamawianych towarów.

Ułatwieniem dla klientów dokonujących częstych zakupów jest możliwość zapisywania jako domyślnych list produktów najczęściej kupowanych. Poza tym klienci mogą w panelu ustawić powiadomienia o terminie złożenia zamówienia z listy zakupowej – dostają wówczas o tym informację na adres e-mailowy. Istnieje także możliwość automatycznego składania zamówienia – wówczas system w określonym przez administratora czasie złoży zamówienie na określone towary.

Każdy odbiorca Lobosu może posiadać w systemie także swoje własne listy dedykowanych dla danej firmy produktów, dla których określone zostały odrębne – wynegocjowane z Lobosem – ceny.

Ten sposób zarządzania zakupami dokonywanymi przez klientów Lobosu pozwala zautomatyzować większość działań realizowanych do tej pory przez telefoniczną obsługę klienta. Zmniejsza to nakłady dystrybutora ponoszone na działania rutynowe i powtarzalne. Większość pracy ludzkiej przejmuje platforma internetowa, a poza tym klient może zajrzeć w historię swoich zakupów, sprawdzić poziom przyznanych mu rabatów i w każdej chwili podejrzeć status swojego zamówienia.

Podsumowanie

Wdrożone rozwiązania pozwoliły systemowo uporządkować kwestie obiegu dokumentacji w spółkach należących do grupy oraz zautomatyzować – a tym samym przyspieszyć i uprościć – wiele procesów do tej pory obsługiwanych przez ludzi. Pośród nich ogromne zanaczenie miało uruchomienie obsługi i składania zamówień przez witrynę internetową, z której obecnie korzysta 1600 firm. Pozwala to o wiele łatwiej i szybciej obsługiwać zamówienia klientów, tym samym budując ich lojalność. Wdrożenie opisanych obszarów systemu ERP zostało zakończone w styczniu 2008 r., jednak ze względu na pozytywne doświadczenia Lobos wynikające z tego wdrożenia w przyszłości planowane jest wprowadzenie kolejnych usprawnień – w zakresie gospodarki magazynowej oraz dalszy rozwój zamówień i sprzedaży szerokiego asortymentu produktów poprzez sklep internetowy.

Powrót do listy projektów