Praca staje się łatwiejsza

Zamiast ręcznego wprowadzania danych finansowych, tworzenia zestawień, wyszukiwania potrzebnych informacji – system, który zajmuje się generowaniem raportów, wysyłaniem przelewów, tworzeniem rozliczeń dla handlowców. Pracownicy księgowości, którzy nie muszą wykonywać mozolnych i czasochłonnych czynności – wystarczy, że wykonają kilka “kliknięć” w systemie. Taki rezultat po wdrożeniu systemu w obszarze finansów i księgowości osiągnęliśmy w firmie Mal-Pol.

Przeszkoda w rozwoju

Mal-Pol to drukarnia, której klienci mają coraz większe oczekiwania. Składają coraz więcej zamówień i oczekują ich błyskawicznej realizacji. Firma, chcąc jak najlepiej odpowiadać na potrzeby rynku, stale poszukuje nowych dróg rozwoju. Otwiera nową halę, inwestuje w maszyny. Do pełni szczęścia brakowało jednej rzeczy – systemu, który rozwijałby się razem z firmą.

Niewystarczające rozwiązanie

Dotychczas wykorzystywane rozwiązanie w obszarze finansów i księgowości stanowiło ograniczenie, stąd decyzja o jego wymianie. Dotychczasowy system nie uwzględniał wielowalutowości. Z tego względu część operacji musiała być przeprowadzana za pomocą arkuszy excel lub na kartkach. Przy stale zwiększającej się ilości zamówień taka sytuacja powodowała utrudnienia, wymagała zwiększonych nakładów pracy i mogła prowadzić do powstawania pomyłek. Poza tym system nie był nowoczesnym rozwiązaniem, a pracownicy zwracali uwagę na jego mało intuicyjny interfejs. Firma Mal-Pol dowiedziała się o rozwiązaniach Sente od naszego innego klienta firmy Digiprint. Pozytywne opinie partnerów i dobrze przyjęta prezentacja systemu zaowocowała decyzją o rozpoczęciu współpracy.

Zwinne podejście

Projekt od samego początku realizowaliśmy w metodyce zwinnej. Pierwsze sesje analityczne pozwoliły stworzyć zarys projektu i wstępnie wyszczególnić to, co zostanie zrealizowane w jego ramach. Zgodnie z metodyką SCRUM, prace na bieżąco dzieliliśmy na kolejne etapy (tzw. sprinty – 1-3 tygodniowe odcinki czasu). Przed każdym kolejnym sprintem ustalaliśmy z osobami zaangażowanymi w projekt po stronie firmy Mal-Pol to, co zostanie w jego ramach zrealizowane. Pracownicy Mal-Polu sami zgłaszali też swoje pomysły i potrzeby w trakcie prac. Wówczas wspólnie decydowaliśmy czy jest to na tyle pilna kwestia, że trzeba ją zrealizować od razu czy może ona zaczekać kilka dni i wejść do planu kolejnego sprintu.

 

Dostosowanie do potrzeb

Podczas wdrożeń rozwiązań informatycznych obszar finansów i księgowości uważany jest zwykle za jeden z bardziej standardowych i przewidywalnych. Okazuje się, że w wielu przypadkach niesłusznie. Często specyfika danego przedsiębiorstwa silnie wpływa na kształt tego obszaru. Tak też było w przypadku firmy Mal-Pol. Dla firmy istotne było np. uwzględnienie w module mechanizmu wyliczania marży dla dostawców na podstawie wyciągów bankowych. Standardowo rozwiązanie to jest elementem obszaru sprzedaży. Jednak organizacja procesów w firmie Mal-Pol była skonstruowana w ten sposób, że pracownikom o wiele wygodniej było korzystać z niego w ramach obszaru finansów i księgowości. Dlatego też wdrożyliśmy ten mechanizm właśnie w tym module.

Zwinna realizacja projektu pozwoliła nam modyfikować jego założenia zgodnie z tym, jak rozwijała się firma Mal-Pol. Mogliśmy zrezygnować z pomysłów, które powstały podczas analiz, a w trakcie wdrożenia okazały się zbędne. Mieliśmy też możliwość realizacji rozwiązań, które początkowo z różnych powodów uznane zostały za niekonieczne. Tak było w przypadku mechanizmu do wysyłki przelewów walutowych. Specyfika działania firmy Mal-Pol powodowała, że przygotowanie rozwiązania do obsługi tego procesu byłoby czasochłonne, zarówno dla nas, jak i dla pracowników firmy. Przelewów tego typu było wówczas tylko kilka miesięcznie, więc wspólnie uznaliśmy, że nakład pracy potrzebny do zautomatyzowania ich wysyłki byłby zbyt duży w stosunku do uzyskanych korzyści. Po kilku miesiącach okazało się jednak, że liczba przelewów systematycznie wzrasta i jest ich już na tyle dużo, że warto poświęcić czas, aby stworzyć mechanizm ich wysyłki.

Indywidualne podejście kluczem do sukcesu

Pracownicy firmy Mal-Pol podkreślają, że wdrożenie nowego rozwiązania bardzo ułatwiło ich pracę.

“Wcześniej dużo czasu zajmowało nam ręczne wpisywanie bardzo dużej liczby danych. Teraz robi to za nas system, a my możemy poświęcić czas na inne obowiązki”

IWONA KACZMAREK
Księgowa w Mal-Polu

Projekt zakończył się sukcesem. W zaplanowanym czasie udało się zrealizować wstępne założenia i pojawiające się w trakcie prac pomysły. Co więcej, ostateczne koszty wdrożenia były o 10% niższe niż szacowano. Firma Mal-Pol była bardzo zadowolona z przebiegu prac. Po naszej stronie nad projektem czuwał dedykowany konsultant – Mateusz Jawulski. Kiedy pracownicy firmy Mal-Pol zgłaszali problem, Mateusz natychmiast zajmował się jego rozpatrzeniem.

“Wspólnie z zespołem zdecydowaliśmy, że projekt w Mal-Polu będzie przeze mnie traktowany priorytetowo. Elastyczność systemu pozwoliła na wprowadzanie modyfikacji na potrzeby Mal-Polu, a duża wiedza merytoryczna po stronie pracowników firmy bardzo ułatwiała współpracę.”

MATEUSZ JAWULSKI
Starszy programista aplikacji biznesowych

Obie zaangażowane w prace strony czuły się komfortowo.

“Pan Mateusz był bardzo cierpliwy i wyrozumiały. Odpowiadał na wszelkie pytania, tysiąc razy pokazywał i tłumaczył. Cierpliwie, bez humorów. Jestem bardzo zadowolona ze współpracy.”

EWA KAMIŃSKA
Księgowa w Mal-Polu

Rozwiązanie w obszarze finansów i księgowości tak dobrze sprawdziło się w firmie Mal-Pol, że podjęto decyzję o wdrożeniu systemu Sente do zarządzania personelem.

 

Powrót do listy projektów