Fabryka wentylatorów na wysokich obrotach

Fabryka Urządzeń Wentylacyjno-Klimatyzacyjnych KONWEKTOR Sp. z o.o. funkcjonuje na polskim rynku ponad pół wieku i specjalizuje się w produkcji wszelkiego typu urządzeń wentylacyjnych – wentylatorów, osprzętu wentylacyjnego, nagrzewnic i wymienników oraz sprzętu grzewczo-wentylacyjnego. Poza tym oferuje usługi cynkowania i cięcia laserowego – wycinania detali z blach.

Dlaczego podjęto decyzję o wdrożeniu?

Przedsiębiorstwo na początku XXI w. przeszło przekształcenia prawno-własnościowe. Wdrożenie systemu mającego pomóc usprawnić organizację pracy i procesy zachodzące w firmie stanowi kolejny etap zwiększania efektywności i konkurencyjności zakładu.

W firmie Konwektor korzystano do tej porty z kilkunastu różnych autorskich programów i aplikacji mających ułatwiać zarządzanie poszczególnymi działami i procesami w nich zachodzącymi. Przyglądając się pracy jednego, konkretnego działu oczywiście taki program spełnia swoją funkcję. Jednak analizując procesy zachodzące w przedsiębiorstwie całościowo, z szerszej perspektywy, widać wyraźnie, że takie rozwiązanie dla rozwijającej się firmy już nie realizuje pokładanych w nim oczekiwań. Każda taka aplikacja posiadała swoją bazę danych. Koordynacja danych pochodzących z różnych źródeł zajmowała dużo czasu, a po ich zestawieniu i tak zdarzały się rozbieżności. Firma również zdała sobie sprawę z ryzyka, jakie niesie użytkowanie autorskich systemów pielęgnowanych i rozwijanych przez jedną osobę.

Dlatego zarząd spółki podjął decyzję o wdrożeniu kompleksowego rozwiązania informatycznego, takiego jak system ERP Sente, którego jednym z głównym zadań stała się integracja funkcjonowania różnych obszarów działania firmy.

Jakie obszary objął swoim działaniem system ERP?

Wdrożenie objęło swoim zasięgiem najbardziej istotne dla funkcjonowania firmy obszary i zostało zaplanowane etapowo. Ze względu na wspomniane wyżej różne aplikacje informatyczne wspierające pracę działów księgowości, sprzedaży, obsługi klienta, kadr i płac czy zaopatrzenia wdrożenie objęło następujące obszary systemu informatycznego Sente: Sprzedaż i Dystrybucja (w tym CRM), Produkcja, Zarządzanie Personelem, Finanse i Księgowość.

Integracja i jeszcze raz integracja…

Jednym z najbardziej odczuwalnych dla pracy organizacji usprawnień jest zintegrowanie funkcji rozmaitych aplikacji. Dzięki jednej bazie danych funkcjonującej w ramach systemu ERP firma oszczędza czas i zasoby, które do tej pory były przeznaczane do przenoszenia danych pomiędzy różnymi programami, a następnie sprawdzenia i skorygowania ewentualnych rozbieżności. Obecnie raz wpisane dane czy dokumenty służą do pracy wielu działów firmy. Oprócz tego do tej pory ze względu na czynnik ludzki w różnych programach przykładowa śrubka mogła posiadać różne indeksy nazw – oczywiście zbliżone do siebie, ale dla operacji logicznych w programach będące de facto odrębną pozycją. Wprowadzenie jednego, kompleksowego systemu pozwoliło ujednolicić kwestie nazewnictwa materiałów służących do produkcji wentylatorów.

Lepsza płynność finansowa

Doskonałym przykładem usprawnienia, a do tego łatwo mierzalnego ze względów ekonomicznych, jest szybszy wpływ należności na konto firmy. Ze względu na przepływ dokumentacji pomiędzy działami przedsiębiorstwa, dokumenty typu WZ były fakturowane nieregularnie, często długo po czasie ich wystawienia. Dzięki oprogramowaniu, po sporządzeniu WZ-ki, dane do wystawienia faktury są przekazywane do odpowiedniego działu firmy natychmiastowo i właściwy dokument księgowy jest tworzony od razu.

Takie rozwiązanie pozwoliło skrócić czas wpływu zapłaty za zrealizowane zamówienie 2, a czasem nawet 3-krotnie!

Logistyka zaopatrzenia i wysyłki gotowych produktów

System pozwolił zintegrować pracę poszczególnych działów zaangażowanych w planowanie zamówień, wydawanie materiałów do produkcji oraz wysyłkę gotowych produktów do klienta.

Obecnie utworzona przez handlowca dokumentacja (zamówienie sprzedaży), w ramach wdrożonego systemu, płynnie przechodzi przez kolejne działy przedsiębiorstwa (od działu sprzedaży do działu technologii, następnie produkcji, w końcu zaopatrzenia). Od pracowników poszczególnych działów wymagane jest uzupełnienie dokumentacji i zaakceptowanie (kliknięcie w programie) do dalszej realizacji przez kolejny dział. Wymagane do wykonania zamówień surowca oraz produkcji dokumenty (np. karty techniczno-kontrolne, kwity na pobranie materiałów) tworzone są automatycznie. Generowana dokumentacja jest ze sobą powiązana, kolejne wpisy wynikają z poprzednich.

Również proces pakowania gotowych wyrobów i wysyłki przebiega systemowo – handlowiec zakłada dokument WZ w programie, a magazynier automatycznie otrzymuje informację, że jest do spakowania określony towar.

Rozwiązanie systemowe pozwala integrować, a poprzez to przyspieszać i ułatwiać pracę poszczególnych działów firmy. Eliminowane są działania powtarzalne, polegające na przepisywaniu bądź ewidencjonowaniu dokumentacji. Niwelowane zostają ewentualne pomyłki ludzkie. Rejestrowane dane umożliwiają również na bieżące sprawdzenie w systemie stanu realizacji zamówienia.

Gospodarka magazynowa w ujęciu systemu

Wdrożenie systemu objęło również zarządzanie magazynem surowców i materiałów oraz produktów gotowych. Systemowe rozwiązania pozwoliły zapanować nad stanami magazynowymi i posiadać bieżące dane na temat zapasów. Wspomniane wyżej funkcje oprogramowania przyspieszyło proces wystawiania a następnie rozliczania dokumentów WZ.

Podsumowanie

Zawsze w przypadku wdrożenia systemów klasy ERP najważniejsze korzyści wynikają z objęcia jego działaniem procesów zachodzących w firmie przekrojowo i dotyczących wielu obszarów. Jednak w firmie Konwektor mówiąc o korzyściach, szczególnie warto zwrócić uwagę na fakt, że są one wynikiem w głównej mierze możliwości integracji. Operowanie na jednej bazie danych i koordynacja działań różnych działów w bardzo dużym stopniu usprawniła i przyspieszyła codzienną pracę. Efektywność przedsiębiorstwa wzrosła na tyle, że mimo rosnących przychodów oraz zysków firmy (wynikających z rosnącej liczby zamówień) nie ma potrzeby zatrudniania nowych pracowników i kadra organizacji pozostaje na praktycznie nie zmienionym poziomie od 2 lat.

Powrót do listy projektów