Cyfrowe archiwum – błyskawiczny dostęp i zarządzanie dokumentacją dzięki systemowi Sente

docFlow S.A., opiera swój biznes na świadczeniu w dowolnej skali usług archiwizacji, digitalizacji i zarządzania dokumentacją dla firm i instytucji. Archiwum fizyczne to aż 3000 m2 powierzchni w nowoczesnym kompleksie biznesowym w okolicach Wrocławia. Lokalizacja i systemy ochrony spełniają restrykcyjne wymagania w zakresie procedur i przepisów bezpieczeństwa. Najwięksi odbiorcy usług to spółki z branży finansowej – takie jak fundusze sekurytyzacyjne, firmy windykacyjne, banki i firmy leasingowe.

Powody wyboru i wdrożenia propozycji Sente

Firma docFlow S.A. mając jasno określone założenia biznesowe i kompetencje w zakresie profilu działalności stała przed wyborem Partnera, który będzie w stanie dostarczyć system informatyczny mogący sprostać specyficznym wymaganiom związanym ze świadczonymi usługami.

Zadaniem poszukiwanego oprogramowania miało być wsparcie Centrum Zarządzania Dokumentami, z uwzględnieniem ogromnej skali ilości dokumentacji przetwarzanej przez docFlow, tak by obsługiwał zarządzanie gospodarką magazynową (WMS) również od strony logistycznej oraz koordynował całość procesów archiwizacyjnych. Analiza portfolio producentów oferujących systemy magazynowo-logistyczne pozwoliła stwierdzić, że dostępne na rynku zestandaryzowane oprogramowanie oferuje jedynie niektóre z potrzebnych funkcjonalności. Dodatkowo poziom wielu rozwiązań odbiegał od przyjętych założeń w obszarach bezpieczeństwa i efektywności.

Na tym tle  zdecydowanie pozytywnie wyróżniała się oferta Sente. Choć firma pojawiła się jako potencjalny dostawca WMS, szybko stało się jasne, że jest w stanie zapewnić znacznie bardziej kompleksowy system, co więcej w czasie pozwalającym na uruchomienie świadczenia usług już w ciągu trzech miesięcy od podpisania umowy, W świetle priorytetu, jakim był jak najszybszy start działalności docFlow był to dodatkowy atut.

Wyzwanie dla Sente – ochrona danych założeniem nadrzędnym

Priorytetem, którego konsekwentne przestrzeganie stanowi o sukcesie firmy docFlow, jest kompleksowa, wielopoziomowa i wykraczająca poza obowiązujące standardy ochrona danych. Niezależnie od bezpiecznej archiwizacji i składowania w siedzibie docFlow, rozpoczyna się ona już w trakcie skanowania i przekazywania dokumentacji. Całość tego procesu musiała być obsługiwana w ramach spójnego systemu software’owego.

Zabezpieczenie danych zaczyna się… przed ich przyjęciem na stan!

docFlow szczególną wagę przywiązuje do zarządzania bezpieczeństwem, tak w warstwie fizycznych operacji logistycznych, jak i oprogramowania, w którym – zgodnie z zamówieniem – zostały zaimplementowane dodatkowe poziomy zabezpieczeń. Przykładowo jeden z nich ma za zadanie błyskawiczne wychwycenie niezgodności między specyfikacją dostawy, a rzeczywistym stanem dostarczonej do archiwum dokumentacji. System Sente S4, to znacznie więcej niż narzędzie WMS (choć z powodzeniem realizuje jego zadania), ale przede wszystkim – dzięki zintegrowanym procedurom – środowisko zarządzania, autoryzacji i monitoringu bezpieczeństwa.

Przebieg procesu – logistyka, skanowanie, hierarchizacja

Kontrahent składając do docFlow zlecenie przetworzenia dokumentów, po ich fizycznym zgromadzeniu, na etapie pakowania, przygotowuje plik w którym jest zestawienie przesyłanych dokumentów oraz ich unikalne identyfikatory, wnikające ze specyfiki określonej dokumentacji. Dodatkowo określane jest, w jaki sposób dokumenty powinny być opisane. Na podstawie tej specyfikacji tworzone są kategorie atrybutów przypisywane dokumentom w systemie (np. umowa, wniosek, wezwanie, etc). Pozwala to na uproszczoną indeksację i wyszukiwanie, co z kolei skutkuje sprawną obsługą zamówień klienta – dokumenty określonej kategorii za dany okres dostępne są praktycznie „od ręki”.

Po zeskanowaniu i przypisaniu atrybutów wszystkich dokumentów dotyczących jednej osoby lub podmiotu dana teczka trafia do kartonu, który oznaczany jest indywidualnym kodem. Pozwala to na intuicyjną hierarchizację danych (np.: karton, teczka, dokument), tak z poziomu bazy danych, jak i fizycznej struktury przechowywania magazynowego, co pozwala na szybkie odnalezienie dokumentu w razie zgłoszenia zapotrzebowania.

Zalety dobrego sytemu: zwinność, otwartość na integrację, adaptacja

W miarę przeprowadzanej przez architektów-programistów analizy przebiegu procesów w docFlow stawało się jasne, że w projekcie uda się wykorzystać już uprzednio stworzone funkcjonalności, co znacznie skróci czas wdrożenia.Miarą intensywności i efektywności prac developerskich Sente jest fakt, że rozpoczęcie prac nad systemem w kwietniu 2015, od pierwszego przyjęcia dokumentów na magazyn w lipcu tego roku, dzieli jedynie 12 tygodni. Tak sprawne działanie było możliwe dzięki połączeniu modułów tworzonych od podstaw pod kątem potrzeb Klienta, z wykorzystaniem opracowanych uprzednio elementów oprogramowania.

Inną kluczową zaletą Sente w porównaniu do oferty konkurencji było posiadanie autorskiego środowiska Neos – technologii budowania aplikacji biznesowych.

Oprócz kompleksowości i wsparcia wielu platform dostępowych, Neos oferuje swobodę dostępu na poziomie developerskim: klienci mogą samodzielnie rozbudowywać system otrzymując te same narzędzia, którymi posługują programiści Sente.

Dodatkowo system został zaprojektowany w taki sposób, by docFlow jako klient i aktywny użytkownik mógł we własnym zakresie modyfikować i rozwijać go zgodnie ze swoimi potrzebami. Kolejnym wymogiem zamawiającego, który został w stu procentach spełniony, było oparcie oprogramowania na technologii otwartej, w celu umożliwienia integracji z innymi, także już działającymi, systemami firmy.

Narzędzia Sente są dostosowywane do rzeczywistych potrzeb i odpowiadają na definiowane na bieżąco wyzwania biznesowe. O wyjątkowości tego wdrożenia świadczy fakt, że oprogramowanie powstaje równocześnie z definiowaniem ścieżek procesów i określaniem potrzeb, w miarę rozwoju firmy docFlow i implementacji kolejnych usług. W tej sytuacji logicznym wyborem była metodyka zwinnego prowadzenia projektu (agile) – SCRUM .

Poza komfortem na etapach tworzenia systemu i jego implementacji, otwarte środowisko, to także gwarancja szybkiego dołączania kolejnych potrzebnych funkcjonalności w przyszłości. Oprogramowanie Sente nie jest statycznym, zamkniętym środowiskiem WMS, lecz rozwija się płynnie, adekwatnie do wzrostu organizacji, w której jest wdrożone.

Atuty współpracy z Sente: podwojenie mocy przerobowych, rozwój biznesu

Zgodnie z filozofią pracy Sente, podobnie jak w innych wdrożeniach, procedury są dostosowywane do potrzeb danego odbiorcy. W przypadku docFlow najistotniejsza była możliwość dokonywania bieżących korekt w systemie i jego procesach.

Właśnie ta funkcjonalność, w połączeniu z niezawodnością narzędzia, pozwoliła na uzyskanie wymiernej korzyści biznesowej, w postaci skrócenia czasu wdrożenia nowego pracownika do 10 minut. To z kolei pozwoliło na stworzenie w krótkim czasie wykwalifikowanego zespołu, który był warunkiem niezbędnym do rozpoczęcia działalności w wymiarze gwarantującym odpowiednią stabilność przychodów.

Efektywność szkolenia nowych członków zespołu docFlow, w połączeniu z płynnością i automatyzacją operacji, daje solidne podstawy do planów dynamicznego pozyskiwania kolejnych klientów i rozwoju firmy docFlow.

Kolejnym planowanym krokiem do zwiększenia wydajności docFlow, jest integracja środowiska Sente S4 z systemem zawierającym skany dokumentów, oferując funkcjonalność podglądu dokumentu w ramach jednego narzędzia.

Powrót do listy projektów