Współczesnym systemom wspomagania zarządzania stawia się wymagania w obszarach, które wcześniej należały do domeny innych systemów. Obecnie wymaga się, by operator mógł pracować w jednym, heterogenicznym środowisku pracy.  Aby poprawić efektywność pracy przedsiębiorstwa, relacje z jej otoczeniem, konieczne jest wdrożenie narzędzi wspierających pracę grupową i skuteczną wymianę informacji pomiędzy członkami danej organizacji. Takie zadania wspierają rozwiązania z obszaru dokumentów (w tym elektroniczny obieg dokumentów) i zarządzania procesami (workflow).

Jeden system informacyjny w firmie

System workflow wspiera obieg informacji w firmie i zarządzanie procesami, które w niej zachodzą. Każdy pracownik w firmie ma dostęp do terminarzy i zadań, które ma realizować. Kontrola nad tym, czy firma pracuje prawidłowo, jest znacznie łatwiejsza i bardziej usystematyzowana. Moduły planowania i kontroli realizacji projektów pozwalają na lepszą kontrolę i wzrost skuteczności ich realizacji.

Wszystkie dokumenty w jednym miejscu

System skutecznie rozwiązuje problemy z dostępem różnych użytkowników do dokumentacji, która jest przechowywana w firmie. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia uprawnionym użytkownikom dostęp do wszystkich potrzebnych im dokumentów, niezależnie od formy w jakiej powstał dany dokument (pismo, e‑mail, faks). Każda informacja jest łatwa do odnalezienia i odpowiednio skojarzona.

Ciągła poprawa i doskonalenie funkcjonowania firmy

System Sente posiada wbudowane narzędzia umożliwiające projektowanie, realizację i mierzenie procesów, jakie w firmie zachodzą. Dane dotyczące jakości obsługi Klientów, terminowości i czasów realizacji zamówień są dostępne na bieżąco. Dane o przebiegu procesów pozwalają lepiej planować organizację pracy w firmie, tak by była ona wykonywana bardziej efektywnie.

FUNKCJONALNOŚCI SYSTEMU
w obszarze workflow i dokumenty

TERMINARZ ZADAŃ

W systemie można rejestrować zadania – czynności przeznaczone do wykonania przez pracownika firmy. Sposób realizacji zadania zależy od jego definicji.
Zadanie jest przypisane do operatora, który jest jego wykonawcą, opcjonalnie także do podmiotu lub osoby, której dotyczy. Zadanie może być terminowe lub bezterminowe, przy czym zadanie terminowe dotyczy określonej godziny lub przedziału czasu. Zadanie może być dowiązane do poprzedzającego go kontaktu oraz zakwalifikowane do określonej sprawy (obszar CRM). Wszystkie zadania mogą być powiązane z kontaktami, dokumentami jak i notatkami, które ich dotyczą. Do zadania mogą być przypisani różni operatorzy. W ten sposób możliwe jest ewidencjonowanie zadań grupowych (np. spotkanie robocze, narada, wspólny wyjazd służbowy).
Wykonywanie zadania odbywa się wg scenariusza określonego w definicji zadania. Scenariusz wykonania może powodować (wymuszać):

    • zarejestrowanie kontaktu w CRM
    • wygenerowanie korespondencji e-mail
    • zmianę statusu podmiotu CRM
    • zarejestrowanie operacji programu lojalnościowego w ewidencji CRM
    • przejście do kolejnego kroku obiegu dokumentu
Integracja z Google Calendar

W firmach, które korzystają z rozwiązań firmy Google do pracy grupowej, istnieje możliwość wdrożenia synchronizacji ewidencji zadań (terminarzy) pomiędzy oprogramowaniem Sente a terminarzem w Google. Dzięki temu użytkownicy mogą korzystać z obu interfejsów jednocześnie, w zależności od tego, który sposób jest dla nich wygodniejszy.

DOKUMENTY ELEKTRONICZNE

Moduł umożliwia pracownikom firmy ewidencję różnego rodzaju dokumentów, jakimi operuje się w organizacji. Mogą to być zarówno dokumenty zewnętrzne (faktury zakupu, umowy, oferty), jak i dokumenty wewnątrzfirmowe (regulaminy, zarządzenia, dokumenty ds. jakości, wnioski, podania itp.).
Każdy dokument elektroniczny w ramach repozytorium jest opisany poprzez fiszkę dokumentu. W ramach fiszki określany jest rodzaj dokumentu, tytuł, segregator i wiele innych cech. Ze względu na rodzaj dokumentu, mogą być określane dodatkowe cechy, które później mogą być wykorzystane np. w procedurach automatycznego księgowania, jak np. kontrahent, kwota netto, projekt i inne, dowolne cechy.
Do fiszki dokumentu dołączony jest plik stanowiący obraz elektroniczny dokumentu. Może to być plik edytora tekstu typu Word, arkusz kalkulacyjny, czy też plik z obrazem dokumentu zeskanowego, otrzymanego mailem. Program sam zarządza organizacją plików na dysku. Pliki mogą być przechowywane w określonym repozytorium dokumentów, które może przyjąć postać współdzielonego katalogu, serwera FTP lub katalogu w usłudze Google Drive. Do jednej fiszki może być załączone wiele plików (dokumenty wieloczęściowe). System zarządza takimi czynnościami, jak pobranie pliku do redakcji, blokowanie redakcji przez innych operatorów itd. Zarządza również uprawnieniami do odczytu i zapisu poszczególnych dokumentów. Pliki mogą być pobrane z dysku, lub utworzone na podstawie szablonów dokumentów aplikacji zewnętrznych (np. MS Office). Umożliwia to szybkie tworzenie ofert lub umów z kontrahentami i pracownikami. Można także skanować dokumenty papierowe i zamieniać je na wersje elektroniczne. Skanowanie może się odbywać podobnie jak dołączanie dokumentu do folderu lub poprzez wywołanie automatycznej funkcji skanowania. Wówczas zeskanowany dokument można obejrzeć w systemie i zapisać go w formie elektronicznej. Aplikacja może obsługiwać urządzenie skanujące bezpośrednio, oraz poprzez import z katalogów współdzielonych z tym urządzeniem.
Wszystkie dokumenty pogrupowane są w segregatory, które tworzą strukturę hierarchiczną, co pozwala na ich uporządkowanie oraz przejrzyste nadawanie uprawnień. Drzewo segregatorów można importować ze struktury katalogów na dysku. Istnieje także możliwość zbiorczego importu dokumentów z plików dyskowych.
W przypadku przechowywania plików na serwerze Windows Serwer 2003 lub nowszym, istnieje możliwość uruchomienia wyszukiwania pełnokontekstowego po całej zawartości plików przechowywanych w repozytorium, nie tylko po tytule, opisie czy słowach kluczowych.
Wbudowane narzędzia wiązania dokumentów elektronicznych z innymi dokumentami w systemie (np. zamówienia, faktury, oferty) pozwalają na wdrożenie spójnej polityki archiwizacji i elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Oczywiście, przy poszanowaniu zasad bezpieczeństwa i dostępu wyłącznie do określonych materiałów.

OBIEG DOKUMENTÓW

W ramach modułu elektronicznego obiegu dokumentów istnieje możliwość inicjowania i obsługi obiegu dokumentu rozumianego jako lista realizowanych kolejno zadań przez różnych operatorów w ramach danego procesu biznesowego. Źródłem inicjacji obiegu jest zazwyczaj wprowadzenie do systemu nowego dokumentu, który następnie powinien być “obsłużony” przez wiele osób w firmie. Np. w przypadku faktury kosztowej powinna ona być zatwierdzona przez osobę uprawnioną, zweryfikowana pod kątem formalnym, a na końcu zaksięgowana w systemie księgowym.
Dekretacja określonego dokumentu w wersji elektronicznej polega na przypisaniu określonych zadań, jakie w danym dokumencie mają wykonać pracownicy wybranych działów i pozostałe osoby, w zależności od ról pełnionych w organizacji. Dzięki zdefiniowaniu ról możliwe jest określenie zastępstw operatorów. Przekazywanie określonego dokumentu do dekretacji może się odbywać na dwa sposoby. Pierwszy polega na tym, że dokument można przekazać operatorowi do wiadomości, a ten odnotuje fakt zapoznania się z nim. Drugi sposób polega na wykonaniu zadania przez przypisaną do niego osobę (np. ocena dokumentu, akceptacja, opis merytoryczny).

POCZTA ELEKTRONICZNA

Moduł poczty elektronicznej umożliwia daleko idące ujednolicenie pracy dla pracowników działów sprzedaży, administracji, serwisu i marketingu. Dedykowany jest do realizacji zadań związanych z obsługa firmowych skrzynek pocztowych. Umożliwia współdziele poczty pomiędzy rożnych pracowników. Poczta przychodząca jest automatycznie identyfikowana i zgodnie z zadanymi regułami trafia do odpowiednich skrzynek odpowiednich operatorów. Automatycznie wiązana jest jako kontakt z podmiotami CRM i ich sprawami. Dzięki temu ewidencja kontaktu z danym kontrahentem jest spójna i ujednolicona, a informacja o wzajemnych ustaleniach kompletna i wiarygodna. Również tworzenie wiadomości, opartych o zdefiniowane szablony, jest szybsze i łatwiejsze. Wygodne sposoby załączania dokumentów, wydruków, bezpośrednio korzystając z repozytorium dokumentów znacznie przyspieszają codzienną pracę związaną z opracowaniem i przygotowaniem korespondencji e-mailowej.

REZERWACJA ZASOBÓW

Moduł rezerwacji zasobów służy do ewidencji rezerwacji i blokad na określony czas na dowolnie zdefiniowane zasoby firmowe. Rezerwacje są prezentowane na specjalnym grafiku w układzie dziennym, tygodniowym lub miesięcznym. Jeden wpis rezerwacji może rezerwować jednocześnie kilka zasobów. W tym przypadku kolejne zasoby są dołączane do rezerwacji w oknie edycyjnym rezerwacji.
Zasoby mogą być grupowane w rodzaje i grupy. Lista zasobów może być zsynchronizowana z innymi kartotekami w systemie, np. kartoteką pracowników czy maszyn. Dzięki temu w jednym oknie można planować wszystkie zasoby techniczne firmy, w tym zasoby sprzętowe wykorzystywane do realizacji projektów.

ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI

Moduł pozwala na zarządzanie projektami w firmie w sposób ujednolicony i komplementarny z innymi mechanizmami systemu (zadaniami, sprawami, kontaktami). Umożliwia definiowanie etapów projektu, wyznaczania terminów, uczestników i niezbędnych zasobów dla prawidłowej realizacji każdego etapu. Umożliwia również określanie budżetów na realizację poszczególnych etapów, a w modułowi księgowemu udostępnia słowniki i kartoteki umożliwiające przypisanie ponoszonych kosztów do odpowiednich etapów projektów.
W szczególności moduł wspiera integrację z programami obsługującymi prace budowlane typu Norma lub Planista.
Istotną cechą modułu jest możliwość planowania, budżetowanie i rozliczanie ilości oraz wartości potrzebnych zasobów, takich jak materiały, robocizna i sprzęt.

Rezerwacja zasobów projektowych

Moduł współpracuje bezpośrednio z modułem rezerwacji zasobów. Stosowany jest głównie do sprzętu niezbędnego do realizacji poszczególnych zadań, ale jako zasób może być traktowany dowolny element systemu, w tym osoby, pomieszczenia, samochody itp.
Funkcję rezerwacji zasobów można wykorzystać do rezerwacji kierowników budów, menedżerów projektów, itp. W przypadku kadry menedżerskiej jest możliwa rezerwacja poszczególnych pracowników do kilku zadań jednocześnie. Pozwala także rezerwację elementów wyposażenia. W obu przypadkach wykorzystuje się do tego specjalną grupę zasobów i ręcznie zakłada rezerwacje pod określone plany operacyjne i wybrany okres.

WORKFLOW – BPM

Moduł ten umożliwia definiowanie i opisywanie procesów, jakie zachodzą w firmie, w sposób uniwersalny, zgodny z metodologią BPM. Dzięki temu kierownictwo firmy ma możliwość precyzyjnego badania, jak sprawnie i efektywnie realizowane są zadania, jakie na co dzień realizują pracownicy firmy.
Moduł zapewnia zarówno modelowanie samego procesu, ze szczególnym uwzględnieniem jego sposobu obsługi w systemie, jak i też oferuje system wykonawczy do procesów. Specjalnie zaprojektowana filozofia i sposób sterowania procesem umożliwia ścisłą integrację mechanizmów workflow ze standardowymi funkcjami oprogramowania, np. operacjami na zamówieniach czy dokumentach typu faktury, dokumenty magazynowe, raporty produkcyjne itp. Realizacja procesu jest sterowana przez serwer workflow. Każda instancja procesu jest widoczna dla osób zarządzających oraz udokumentowany jest cały przebieg danej instancji procesu.

Przedstaw nam swoje potrzeby. Wypełnij formularz a nasz doradca skontaktuje się z Tobą

Podaj numer telefonu:

Dziękujemy!
Twoje zgłoszenie zostało wysłane.

Zadzwoń do nas:
801 833 331 infolinia Sente
całkowity koszt połączenia 29 gr. netto