W poniższym artykule opisujemy efekty wdrożenia systemu informatycznego Sente u dystrybutora części i akcesoriów motoryzacyjnych importowanych z krajów azjatyckich, takich jak Chiny, Tajwan oraz Indie. Odbiorcami produktów są głównie średnie i duże firmy. Dużą część obrotów dystrybutora generuje sprzedaż eksportowa na terenie całej Europy.
Powód wdrożenia kompleksowego systemu informatycznego
Dotychczas w różnych działach dystrybutora funkcjonowało kilka odrębnych programów do obsługi procesów sprzedażowych, logistycznych czy finansowo-księgowych. Rozwój firmy oraz wzrost liczby klientów i zamówień spowodowały konieczność usprawnienia tych działań – szczególnie w zakresie logistyki zakupów (planowanie i obsługa zamówień importu z Azji), a także sprzedaży i gospodarki magazynowej.
Integracja systemowa przyspiesza pracę firmy
Wdrożenie systemu ERP pozwoliło zintegrować pracę wykonywaną do tej pory przez różne działy firmy na kilku odrębnych programach. Operowanie na jednej bazie danych z oczywistych przyczyn skróciło czas potrzebny do tej pory na koordynację danych pochodzących z kilku programów czy powielanie dokumentacji (np. pomiędzy działem sprzedaży a księgowością).
Spójny system klasy ERP pozwala również na szybkie pozyskanie bieżących danych dotyczących między innymi planu zamówień, poziomu sprzedaży czy finansowych, co ułatwia podejmowanie trafnych decyzji zarządczych.
Planowanie zamówień z wyprzedzeniem
Dystrybuowany towar pochodzi od dostawców z Azji i sprowadzany jest drogą morską. Biorąc pod uwagę czas potrzebny na produkcję zamówionego asortymentu oraz jego dostarczenie, realizacja takiego zamówienia może trwać nawet do 3 miesięcy. Stąd dla utrzymania ciągłości sprzedaży bardzo ważne jest precyzyjne oraz trafne planowanie zapotrzebowania na towar.
Wdrożenie systemu WMS znacznie usprawniło te obliczenia. Na podstawie aktualnego poziomu zapasów, danych historycznych, tendencji wzrostowych, zdecydowanie szybciej i łatwiej można wskazać termin, w którym należy dokonać kolejnego zamówienia.
Łatwe i szybkie rozliczanie produktów importowanych
Na koszt towarów importowanych składa się kilka elementów – poza ceną zakupu dochodzą koszty nabycia (fracht, opłaty celne, przechowywanie w porcie, transport z portu do magazynu). Dla celów sprzedażowych ważna jest konkretna informacja – ile kosztuje sztuka zakupionego produkt, a w związku z tym jaką powinno narzucić się marżę i w jakiej cenie sprzedać towar.
Takie wyliczenia w dużym stopniu ułatwia, a przede wszystkim przyspiesza oprogramowanie klasy ERP integrujące dane pochodzące z dokumentacji księgowej i magazynowej. Automatyzacja tych operacji umożliwia natychmiastowo po wprowadzeniu do systemu wszystkich danych pochodzących z dokumentów kosztowych uzyskanie informacji o faktycznych kosztach danego towaru.
Indywidualizacja polityki cenowej
Wdrożenie systemu umożliwiło zindywidualizowanie polityki cenowej w stosunku do klientów. W systemie powstało kilkanaście kategorii odpowiadających określonym grupom klientów. Program pozwala na tworzenie powiązanych ze sobą, ale odmiennych dla każdej z tych grup cenników. Każda zmiana cen jest natychmiastowo i automatycznie przeliczana przez oprogramowanie. Łatwo jest także realizować strategię udzielania rabatów oraz przeprowadzać akcje promocyjne na wybrane grupy towarów.
Dokładniej, szybciej, więcej – automatyzacja pracy magazynu
Automatyzacja pracy magazynu została oparta na sprawdzonych przez Sente rozwiązaniach, czyli urządzeniach mobilnych (tzw. handheldy) zdalnie łączących się z systemem. Zarządzanie wykonaniem zleceń magazynowych przez magazynierów realizowane jest właśnie poprzez te urządzenia przekazujące pracownikom magazynu polecenia wykonania poszczególnych operacji. Dzięki nadzorowi systemu nad wykonaniem określonych zadań wszystkie czynności zostały zoptymalizowane, łącznie z wyznaczaniem jak najlepszej w danej chwili ścieżki poruszania się pomiędzy regałami magazynu.
Takie rozwiązanie umożliwiło wprowadzenie systemu tzw. podwójnej kontroli nad prawidłową kompletacją przesyłki. Pierwsze sczytywanie kodu kreskowego (przy użyciu handheld’ów) odbywa się podczas ściągania towaru z lokacji, a drugie w strefie odstawczej podczas pakowania wysyłki. Ten sposób organizacji pracy magazynu pozwolił praktycznie wyeliminować pomyłki podczas kompletacji i wysyłki towaru, co bezpośrednio wiąże się ze zmniejszeniem liczby reklamacji.
System WMS pozwala na pozyskanie bieżącej i dokładnej informacji na temat stanów magazynowych. Ułatwia także kierownikowi ocenę jakości i wydajności pracy poszczególnych pracowników magazynu. Takie dane pozwalają wprowadzać system motywowania najlepszych magazynierów, co w efekcie przekłada się na wydajność pracy całego magazynu.
Szybsza kompletacja
Wielkości zamówień charakteryzują się dużą rozpiętością, bo mogą obejmować od 50-ciu, a w skrajnych przypadkach nawet do 1500 pozycji. Przygotowywanie wysyłki tych największych zleceń przez jednego magazyniera może trwać nawet kilka dni. Wprowadzenie systemu WMS umożliwiło optymalizację realizacji zleceń magazynowych. Poza opisanymi wyżej usprawnieniami kierownik magazynu za pomocą systemu może także, w zależności od potrzeb bieżąco realizowanych zleceń magazynowych, przydzielać do kompletacji, a następnie pakowania określonych przesyłek, kilku magazynierów jednocześnie.
W efekcie wprowadzonych zmian przygotowanie towaru do wysyłki obecnie odbywa się najczęściej w ciągu tego samego dnia. Co oznacza, że udało się skrócić okres realizacji zleceń standardowych 5 razy, a tych największych nawet 10-krotnie.
Magazyn buforowy
W sprzedaży części i akcesoriów motoryzacyjnych występuje wyraźna sezonowość. Największa sprzedaż zaczyna się okresie jesiennym i trwa przez całą zimę. W związku z tym przed sezonem dokonuje się zwiększonej liczby zamówień u dostawców, tak żeby móc zrealizować wszystkie zamówienia ze strony klientów. Żeby uniknąć zarzucenia, a tym samym zakorkowania magazynu towarem, został wprowadzony magazyn buforowy.
Pomiędzy magazynem centralnym a buforowym następuje wymiana towarów przy pomocy algorytmu znanego z teorii ograniczeń tzw. DBM (ang. Dynamic Buffer Management). W systemie zostały określone minimalne i maksymalne poziomy towarów. W zależności od historii zamówień oraz bieżących zleceń magazynowych system wylicza poziomy buforów i w ciągu nocy generowane są przesunięcia towaru w taki sposób, żeby magazyn mógł w jak najbardziej optymalny sposób obsłużyć bieżące zamówienia.
Korzyści z wprowadzenia magazynu buforowego jest wiele, najważniejsze to zmniejszenie stanów magazynu centralnego, możliwość elastycznego przesuwania określonych grup towarów w zależności od przewidywanego zapotrzebowania, co ułatwia pracę magazynierów oraz pozwala na ciągłą i sprawną obsługę zamówień.
Podsumowanie
Skala działania dystrybutora zajmującego się importem oraz eksportem towarów automotive wymusiła wdrożenie rozwiązań mających za zadanie usprawnienie zarządzaniem łańcuchem dostaw. W efekcie znacząco skrócone zostały jednostkowe czasy realizacji zadań przez poszczególne osoby, a w kolejności działy firmy, co wpłynęło na wzrost wydajności całej organizacji. Automatyzacja dużej części działań, a tym samych ich przyspieszenie oraz bezbłędna realizacja powodują wzrost satysfakcji klientów ze współpracy z dystrybutorem. Wzrasta rentowność całej firmy i jej konkurencyjność, dzięki czemu może ona skoncentrować swoje działania na rozwoju oferty i wzmacnianiu oraz budowaniu nowych kanałów sprzedaży.
