Wprowadzając nowe rozwiązania systemowe. Mamy tutaj na myśli zmianę myślenia o tym, w jaki sposób funkcjonuje proces przygotowania ofert.
Nasze doświadczenie we współpracy z Klientami wskazuje na to, że wprowadzenie spójnego systemu ewidencjonowania i planowania zasobów w przedsiębiorstwie powoduje zmniejszenie czasu ofertowania nawet kilkukrotnie. Jeśli w Twojej firmie przygotowanie oferty trwa 2 tygodnie, to możesz skrócić ten czas do 2-3 dni. Jeśli dotychczas właściwa kalkulacja produkcji zajmowała 3 dni, to teraz będzie to kwestia godzin. Kluczem do sukcesu jest standaryzacja i parametryzacja – w oparciu o to budowana jest baza wiedzy zawierająca wszelkie dotychczasowe wyceny, kalkulacje oraz oferty. Narzędziem pozwalającym skutecznie przeprowadzić założone modyfikacje jest system informatyczny zaprojektowany pod potrzeby i procesy zachodzące w konkretnym przedsiębiorstwie produkcyjnym.
Prawidłowo przygotowana oferta stanowi faktycznie plan realizacji zamówienia. Określa także cenę oraz termin wykonania.
Jak zwykle ustala się cenę produkcji? Firmy najczęściej stosują model oparty o koszty materiałów i robocizny. A więc cena najczęściej ustalana jest według wzoru: (materiał + robocizna) + np. 40% narzutu = koszt wytworzenia. Jak zwykle ustala się termin realizacji? Na podstawie doświadczenia. Z reguły podobne zlecenie zajmuje 4 do 5 tygodni, a więc i pewnie tak będzie tym razem. Takie szacunkowe myślenie o zasobach pozwalających zrealizować zamówienie wynika z braku dokładnych informacji na temat tego, w jakiej sytuacji znajduje się nasze przedsiębiorstwo w danym momencie.
Oto przykład: Klient zleca Ci produkcję metalowych elementów, jednak zaporę stanowi cena, jaką jest gotów zapłacić, a która jest znacznie mniejsza od założonych w firmie kosztów wytworzenia. Do tego termin realizacji to tylko 3 tygodnie, podczas gdy zwykle w Twoim zakładzie trwa to od 4 do 5 tygodni. Czy jest sens podjęcia się takiego zlecenia?
Opisując taką sytuację – w której duża część firm produkcyjnych odmówiłaby podjęcia się realizacji zamówienia – prowokujemy do rozważenia sposobu myślenia o zarządzaniu zasobami przedsiębiorstwa.
Decyzję o przyjęciu zlecenia łatwo podjąć posiadając system informatyczny, który w czasie rzeczywistym wygeneruje raport o stanie realizacji zamówień. Jeśli okaże się, że obciążenie mocy produkcyjnych wynosi 70%, a ich dodatkowe wykorzystanie pozwoli na zrealizowanie zamówienia w ciągu 2 tygodni, to dlaczego nie podjąć się takiego zlecenia? W innym przypadku będzie to marnowanie – jak się później okazuje – w dużej mierze wolnych mocy produkcyjnych.