Baza wiedzy

Wykorzystaj system ERP do zarządzania logistyką w firmie 22.12.2011

W dzisiejszych czasach prężnie rozwijający się rynek dostawców dóbr i usług zmusza przedsiębiorstwa do znalezienia sposobu na stanie się bardziej konkurencyjnym na rynku. Jednym z ważniejszych kroków umożliwiającym osiągnięcie tego celu jest wdrażanie rozwiązań informatycznych, które pozwalają na sprawne zarządzanie większości operacji zachodzących w przedsiębiorstwach.

Sytuację tę szczególnie widać na rynku firm produkcyjnych oraz logistycznych. Obecnie można zauważyć tendencję, iż liderami są przedsiębiorstwa korzystające ze zintegrowanych systemów zarządzania, które pozwalają na optymalizację zarówno procesów wewnętrznych, jak i zachodzących w najbliższym otoczeniu.

Dawniej systemy wspomagające różne obszary zarządzania przedsiębiorstw były bardzo proste, jednak technologia spowodowała, że nie są one tylko narzędziem, ale także kluczowym elementem strategii konkurencyjnej. Ze względu na zróżnicowanie i potrzeby firm zajmujących się produkcją lub logistyką można zauważyć znaczny wzrost rozwiązań IT oferowanych przez różnorodnych dostawców.

SYSTEMY WSPOMAGANIA PRZEDSIĘBIORSTW

W szerokiej gamie produktów informatycznych dla firm można odnaleźć rozwiązania informatyczne służące do planowania zasobów produkcyjnych – MRP II (ang. Manufacturing Resource Planning), zarządzania łańcuchem dostaw – SCM (ang. Supply Chain Management), zarządzania relacjami z klientami - CRM (ang. Customer Relationship Management), zarządzania gospodarką magazynową - WMS (ang. Warehouse Management System), wspomagania działów utrzymania ruchu - CMMS (ang. Computerised Maintenance Management Systems), zarządzania finansami i księgowością - F/A (ang. Finance/Accounting), zarządzania zasobami ludzkimi – HR (Human Relations), czy też zarządzania majątkiem przedsiębiorstwa – EAM (ang. Enterprise Asset Management).

Jednakże, za najpopularniejsze uznawane są systemy zarządzania zasobami przedsiębiorstw - ERP (ang. Enterprise Resources Planning) ze względu na ich elastyczność oraz możliwość skomponowania powyższych rozwiązań w poszczególne moduły zawarte w jednym zintegrowanym systemie informatycznym. Również może wynikać to z faktu, iż ostateczny koszt wdrożenia systemu ERP będzie niższy niż koszty wdrażania kilku osobnych rozwiązań informatycznych obejmujących tylko wąski obszar wspomagania przedsiębiorstwa.

SYSTEMY WSPOMAGAJĄCE DZIAŁY UTRZYMANIA RUCHU

Jak wynika z raportu DiS dotyczącego wykorzystania systemów CMMS/EAM na polskim rynku zastosowano już ponad 60 różnych rozwiązań informatycznych wspomagających gospodarkę remontową i zarządzanie majątkiem przedsiębiorstwa. Część z nich nie jest obecnie wykorzystywana, choćby ze względu na brak możliwości rozwoju produktu i dostosowania go do indywidualnych potrzeb firm.

Część dopiero jest w fazie opracowywania wymagań oraz analiz przedwdrożeniowych. Szacuje się, iż obecnie wykorzystywanych jest około 20 produktów o różnym przeznaczeniu – począwszy od niewielkich programików wspomagających funkcjonowanie jednego urządzenia, kończąc na systemach obejmujących kompleksowo cały park maszynowy.

Internetowa ankieta przeprowadzona na potrzeby raportu „Systemy CMMS w Polsce” wykazała, iż według respondentów najważniejszą korzyścią systemów wspomagających działy utrzymania ruchu jest optymalizacja magazynów części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych oraz zmniejszenie pracy związanej ze zmniejszeniem obiegu dokumentów. Planowanie i analiza kosztów została wskazana jako trzecia co do ważności, a zmniejszenie kosztów napraw oraz awarii znalazło się dopiero na 8 pozycji.

Jednak czy warto inwestować w odrębny system informatyczny, jeśli przedsiębiorstwo posiada już zintegrowany system zarządzania klasy ERP?

Wyniki badań przeprowadzone przez DiS, pokazują, iż udział systemów klasy ERP w rynku CMMS wg liczby użytkowników stosujących systemy CMMS w Polsce pod koniec 2009 wynosi co najmniej 46 %. Obecnie systemy klasy ERP zawierają moduły obsługujące gospodarkę remontową, gospodarkę narzędziową, obsługę techniczną maszyn, ewidencje magazynowe, stany alarmowe, a nawet zestawienia odzieży roboczej i wyposażenia pracowników.

Moduły wielu systemów ERP dotyczące ogólnie pojętego utrzymania ruchu pozwalają na ewidencję planowanych przeglądów maszyn i urządzeń oraz zaistniałych awarii i wypadków. Za ich pomocą można także dokonać rozliczenia kosztów remontu oraz prowadzić ewidencję efektywnego czasu pracy pracowników.

Inną funkcją wykorzystywaną przez system jest ewidencja części zamiennych, która pozwala na kontrolę w magazynie stanów minimalnych części niezbędnych do utrzymania w ruchu parku maszynowego, a także ewidencja narzędzi wielokrotnego użytku. W kartotece narzędzi dostępne są informacje na temat liczby posiadanych, wypożyczonych i dostępnych narzędzi danego typu.

NOWE TECHNOLOGIE W ERP DLA LOGISTYKI

Coraz częściej systemy ERP integrowane są z nowoczesnymi zastosowaniami Hi-Tech. Jednym z takich udogodnień jest synchronizacja systemu z oprogramowaniem pozwalającym na zapis i odczyt kodów kreskowych. Rozwiązanie to realizowane jest za pomocą przenośnych terminali wyposażonych w skaner kodów kreskowych, oraz system Wi-Fi, który komunikuję się z bazą zintegrowaną z ERP.

Znajduje to zastosowanie przede wszystkim w logistyce wewnątrzzakładowej, zwłaszcza w przedsiębiorstwach, w których znajduje się duża ilość zasobów materialnych. Do każdej jednostki materiałowej znajdującej się w magazynie (surowców oraz wyrobów gotowych), opakowań zbiorczych, zestawieniach magazynowych, czy też na dokumentach obrotu wewnętrznego przyczepiane są etykiety z kodem kreskowym.

Za ich pomocą kodowane są informacje dotyczące marszruty technologicznej, dokładnego miejsca gdzie dany wyrób powinien być przechowywany oraz całości zamówienia klienta. Kody kreskowe można także z powodzeniem stosować na narzędziach w hali produkcyjnej, dzięki czemu można prowadzić ich ewidencję.

W ostatnim okresie czasu coraz częściej wykorzystuje się technikę identyfikacji za pomocą fal radiowych - RFID (ang. Radio-frequency identification). Rozwiązanie to jest bardzo zbliżone do procesu wykorzystania czytników kodów kreskowych, różni się tylko tym, iż nie ma kodu kreskowego, w zamian tego materiały znakuje się naklejką z wbudowanym nadajnikiem, czytnik kodów zastępuje odbiornik częstotliwości radiowych, a funkcję dekodera pełni zaś oprogramowanie ERP. Wykorzystuje się je głównie przy procesach transportowych, zwłaszcza przy przemieszczaniu towarów pomiędzy różnymi budynkami, a także do zarządzania opakowaniami zwrotnymi (jednostkami transportowymi).

Dzięki RFID można prowadzić zdalną ewidencję przemieszczania się materiałów poprzez potwierdzanie wydań, przyjęć i przesunięć, co usprawnia lokalizację towarów i oraz pozwala na weryfikację stanu rzeczywistego z zapisem w bazie danych.

STUDIUM PRZYPADKU

W celu zilustrowania możliwości wykorzystania systemu ERP do wsparcia działów utrzymania ruchu, posłużę się przykładem rozwiązania w zakresie planowania procesów logistycznych. RAW-POL export-import Spółka Jawna to ogólnopolski dystrybutor środków ochrony osobistej, dysponujący magazynem o powierzchni ponad 10 tysięcy metrów kwadratowych, co pozwala na jednoczesne umieszczenie 6500 palet towarów.

Firma ta posiadała swego rodzaju system wspomagający zarządzanie, jednak w rzeczywistości wykorzystywanie go sprowadzało się do przeprowadzania ewidencji dokumentacji sprzedaży i zakupów, w związku z czym system ten nie był wystarczający. Właściciele mieli świadomość, że jeśli chcieliby być liderem na rynku, musieli coś zmienić. W związku z tym zdecydowano się na wdrożenie systemu, który pozwoliłby na skuteczne zarządzanie różnymi procesami w firmie.

Zdając sobie sprawę z faktu, iż egzystencja na zmieniającym się rynku związana będzie z możliwością dynamicznego rozwijania systemu. Dlatego też podstawowymi kryteriami wyboru oprogramowania stała się przede wszystkim otwartość nowego systemu, łatwość dokonywania modyfikacji (mierzona czasem ich przygotowania i wdrożenia oraz ceną), a także profesjonalizm zespołu wdrożeniowego. Kierując się takimi kryteriami, na dostawcę systemu ERP wybrano wrocławską firmę SENTE Systemy Informatyczne, która najlepiej spełniała oczekiwania inwestora.

Proces wdrażania oprogramowania rozpoczął się od przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej i uruchomienia systemu w obszarze logistyki oraz finansów i księgowości. Głównie skupiono się odpowiednim opracowaniu procesów i wspierającego je oprogramowania, które umożliwi skuteczne wyeliminowanie pomyłek w trakcie przygotowywania towarów do wysyłki. To ważne elementy, ponieważ w branży dostawców odzieży ochronnej czasem bardzo trudno odróżnić poszczególne asortymenty w magazynie (rozmiary odzieży, obuwia), stąd pojawiająca się z tego tytułu spora liczba pomyłek.

Następnym etapem była implementacja opracowanego rozwiązania w obszarze magazynu, który ze względu na specyfikę firmy zaprojektowano niemalże od podstaw. Wdrożony system ERP w zautomatyzowany sposób wspomaga pracę kilkudziesięciu osób pracujących w obszarze magazynu o powierzchni 10 tys. m2 i ponad 20 tys. lokacji. Otwarta platforma systemu pozwala na jej ciągły rozwój, a przyjęte wcześniej rozwiązania okazują się na tyle elastyczne, że możliwe jest skuteczne implementowanie wsparcia dla nowych obszarów funkcjonalnych.

W skład stworzonego na indywidualne zamówienie systemu wchodzi także oprogramowanie, umożliwiający przetwarzanie danych za pośrednictwem mobilnych czytników, które od tego czasu stały się podstawowymi narzędziami wykorzystywanym w magazynie. Urządzenia te wyposażone są w czytnik kodów kreskowych, które znajdują się na każdej jednostce transportowej. Za pomocą tych urządzeń informacje zakodowane w kodach kreskowych przekazywane są do interfejsu systemu ERP, który analizuje przebieg operacji. Warto dodać, iż firma realizuje od 450 do 800 przesyłek dziennie, a więc do 4 tysięcy tygodniowo.

Rozwiązanie systemu SENTE eSystem pozwala na pełną automatyzację operacji, które są prowadzone w magazynie, a także eliminuje przypadkowość liczby błędów popełnianych przez pracowników magazynu. Wynika to z faktu, że pracownik musi zwrócić większą uwagę na zbieranie i rozładunek towarów, w związku z tym wykonane prace są bardziej uporządkowane.

Druga, równoważna część oprogramowania wspomaga personel wyższego szczebla w zarządzaniu pracą magazynierów poprzez wykorzystywanie raportów skonsolidowanych, opracowywanych w oparciu o szczegółowe analizy danych. Raporty te zawierają informacje o rotacji poszczególnych produktów w magazynie, a także o optymalnym wykorzystaniu powierzchni magazynowej.

Dodatkowo mają one możliwość uruchomienia systemu wczesnego ostrzegania. Np. gdy z jakichś powodów pracownik nie zauważy wysyłanego przez system komunikatu o przepełnieniu hali, wówczas program sam podpowiada najlepsze rozwiązanie tego problemu. Może to rozbić dzięki stałemu śledzeniu informacji o dotychczasowych zamówieniach dostaw. Ewentualne momenty krytyczne przewiduje nawet z kilkutygodniowym wyprzedzeniem. Dzięki temu firma może efektywnie planować kolejne dostawy towarów.

Jedną z ważniejszych korzyści wdrożenia systemu ERP jest zmniejszenie ilości błędów popełnianych przez pracowników magazynu w trakcie przygotowywania wysyłki towarów. Po zeskanowaniu kodu kreskowego na wyświetlaczu mobilnego urządzenia pojawiają się informacje o zawartości pudełka, zatem pracownicy mogą sprawdzić czy to co jest zawarte w zamówieniu jest zgodne z towarem który przygotowują do wydania.

Dodatkową zaletą rozwiązania systemu klasy ERP jest to, że system jest w stanie obsłużyć regały typu double-deep, gdzie towary są umieszczone na przedniej i tylnej ścianie regału. W ten sposób udało się zwiększyć wykorzystanie przestrzeni magazynowej o 50% a koszty przechowywania zmniejszyły się o około 40%.

Inną, wymierną korzyścią z wdrożenia zintegrowanego systemu SENTE eSystem jest zautomatyzowanie większości procedur operacyjnych zachodzących w przedsiębiorstwie, co w znacznym stopniu zwiększa odporność organizacji na czynnik ludzki, który może być zawodny. Mowa tu np. o sytuacji, kiedy zmiana kierownika magazynu może powodować wstrzymanie jego pracy. W opisanej wyżej sytuacji, kiedy magazynem zarządza oprogramowanie, takie niebezpieczeństwo wyeliminowane jest praktycznie do zera.

Główne korzyści ekonomiczne dla przedsiębiorstwa, wynikające z implementacji systemu klasy ERP, to oszczędność czasu i środków związanych z bieżącym działaniem wspomnianego przedsiębiorstwa. Mimo że jego obroty w ciągu ostatniego okresu czasu wzrosły trzykrotnie, w tym liczba realizowanych transakcji handlowych, to liczba pracowników nie zmieniała się. Czas realizacji zamówień klientów skrócił się do niespełna 24 godzin, a liczba pomyłek przy dystrybucji towarów spadła do wielkości promilowych.

mgr inż. Joanna Helman
Instytut Technologii Maszyn i Automatyzacji, Wydział Mechaniczny Politechniki Wrocławskiej

Artykuł opublikowany w czasopismie Służby Utrzymania Ruchu nr 6 (32) listopad-grudzień 2011

Wykorzystane źródła:

- MSI, Systemy CMMS, Manufacturing Systems Information MSI Polska, Czerwiec 2010, s. 34
- DiS, Rynek systemów CMMS/EAM 2010, Monitor IT, nr 3, Luty 2010
- Beata Dutkowska, Systemy CMMS w Polsce, Almanach produkcji w Polsce 2010, s. 87
-„Zintegrowane Systemy Informatyczne klasy ERP – dobre praktyki wdrożeń", pod redakcją J. Kisielnickiego, M. Pańkowskiej i H. Sroki, wydawnictwo PWN, 2011
- Jakub Czyżowski, Daniel Kaczkowski, Materiały firmy SENTE - Wdrożenie aplikacji SENTE eSystem w firmie Raw-Pol

Powrót