Baza wiedzy

Jak wybrać system finansowo - księgowy? 04.01.2010

Wybierając system finansowo – księgowy należy przede wszystkim zwracać uwagę na to, by był on zgodny z aktualnymi przepisami prawa, szczególnie ustawy o rachunkowości i podatku VAT. Równie ważna jest jego pełna integracja z pozostałymi programami ERP, w tym m.in. z systemem sprzedażowym, zakupowym i magazynowym, a także produkcyjnym i kadrowo – płacowym. Umożliwi to użytkownikom automatyczne księgowanie dokumentów np. faktur sprzedaży, zakupu, dokumentów magazynowych i kasowych, bez konieczności wykonywania dodatkowych operacji, w celu pozyskania potrzebnych informacji

Program powinien zawierać narzędzia do sprawnego pozyskiwania informacji finansowo – księgowych. Myślę tu o dodatkowych funkcjonalnościach, które wyróżniają system danego twórcy spośród innych programów dostępnych na rynku. W tym względzie należy sprawdzić, czy system umożliwia obsługę walut (tzw. wielowalutowość).

To ważne, szczególnie dla firm prowadzących handel zagraniczny. Dzięki temu zyskują one możliwość prowadzenia rozrachunków walutowych, rachunków bankowych i wystawiania innych dokumentów walutowych, np. faktury eksportowe. Program powinien także umożliwiać przygotowywanie dowolnych analiz i sprawozdań finansowych, m.in. bilansów, rachunków zysków i strat, czy rachunków przepływów pieniężnych. Co więcej, powinien zapewniać pełną obsługę rozrachunków, rozliczeń, kompensat i zawierać bogatą bazę gotowych wydruków. Ważnym kryterium wyboru programu jest jego współpraca z systemami homebankingowymi, umożliwiającymi obsługę automatycznego generowania przelewów oraz importowania wyciągów bankowych.

Należy również zwrócić uwagę, czy dostawca programu gwarantuje firmie bieżące aktualizacje systemu. Warto zapytać, jak często i w jaki sposób będzie się to dokonywało. To ważne, ponieważ częste aktualizowanie oprogramowania przez jego twórcę zapewnia stałą zgodność systemu z aktualnymi przepisami prawa.

Istotna jest również stała obsługa serwisowa, którą powinien zapewniać producent systemu. Oznacza to możliwość konsultacji, a także dostęp do pomocy zdalnej w przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości dotyczących obsługi programu.