Newsletter

Oprogramowanie controllingowe na zamówienie 03.02.2010

Korzyści płynące z wdrożenia programu controllingowego w przedsiębiorstwie są oczywiste – konkretna informacja wspomagająca zarządzanie. Jak jednak realizowane są praktyczne wdrożenia tych systemów i na czym polega zarządzanie nimi?

Proces tworzenia tego typu programów zaczyna się od szczegółowej analizy potrzeb klienta (tzw. analiza przedwdrożeniowa), którą przeprowadza jego dostawca. To kluczowy moment. Podobnie jak przy wdrażaniu innych programów podstawą udanego wdrożenia controllingu jest precyzyjne zdefiniowanie potrzeb i celów, dla jakich będzie wprowadzany w firmie. Głównym zadaniem programu jest przekształcenie planów zgromadzonych w systemach informatycznych przedsiębiorstwa lub w innych źródłach, dotyczących jego działalności operacyjnej.

Celem tego przekształcenia jest uzyskanie określonych informacji, jakie będą wykorzystywane przez osoby decyzyjne, czy komórki organizacyjne firmy przy podejmowaniu właściwych decyzji operacyjnych i strategicznych. Zazwyczaj dotyczą one rentowności poszczególnych produktów lub grup produktów, czy też rentowności klientów. Ale to nie wszystko. Można także badać szereg innych parametrów, m.in. rzetelność dostaw, liczbę błędów popełnianych w logistyce magazynowania, czy też jakość obsługi klienta mierzoną liczbą reklamacji.

Określ potrzeby informacyjne organizacji
Jednak zanim organizacja wdroży program powinna odpowiedzieć sobie na pytania, jakich informacji chce szukać oraz określić w jakich obszarach nie najlepiej funkcjonuje. Następnie powinna wytyczyć zbiór informacji, które pozwolą zmierzyć określony obszar jej działalności. Wreszcie powinna określić z jakich źródeł danych można skorzystać, aby te wartości pozyskać, np. liczba reklamacji w podziale na regiony, oddziały firmy, osoby obsługujące reklamacje.

Dzięki otrzymanym informacjom decydenci będą mogli umiejętnie i racjonalnie podejmować odpowiednie działania korygujące, by wyeliminować błędy w poczynaniach zarówno poszczególnych osób jak i samej organizacji. Dla przykładu firma handlowa powinna umieć odpowiedzieć sobie na pytania o rentowność sprzedaży pod kątem przedstawicieli handlowych, a także czym warto lub nie warto handlować. Najprostsze narzędzia umożliwiające znalezienie na nie odwiedzi to analizy typu ABC, względem klientów i grup towarowych. Pokazują jakie grupy towarowe generują największe zyski, którzy przedstawiciele najwięcej zarabiają dla naszej organizacji, którzy z nich są najbardziej efektywni. Tym samym przedsiębiorstwo zyskuje wiedzę czego brakuje innym partnerom, ilu jego klientów jest najbardziej wiarygodnych oraz który region sprzedaży jest najbardziej efektywny pod względem sprzedaży (analizy top ten).

Wybierz użytkowników programu
Zanim jednak program zostanie wdrożony, przedsiębiorstwo musi określić bardzo precyzyjnie  użytkowników, którzy będą korzystać z informacji dostarczanych im przez program controllingowy, oraz ich role w organizacji. Zwykle są to dyrektor finansowy i dyrektor sprzedaży, ale też dyrektor marketingu, lub logistyki. To ważne, ponieważ program ten ma być narzędziem skutecznego poszukiwania miejsc, w których organizacja funkcjonuje nieprawidłowo. A równocześnie ma pokazać, w których obszarach mogłaby działać lepiej. Dla dyrektora sprzedaży controlling stanowi narzędzie, które zobrazuje mu rentowność sprzedaży w poszczególnych oddziałach firmy, a także rentowność poszczególnych przedstawicieli handlowych, po to by wychwycić ewentualne nieprawidłowości przy zawieraniu transakcji poniżej założonej przeciętnej dla danego oddziału.

Dzięki controllingowi użytkownik będzie mógł drążyć określone dane, by znaleźć źródła danego zjawiska. Na podstawie zebranych w tej sposób informacji możliwe będzie modyfikowanie określonych reguł pracy i określenie wytycznych na przyszłość. Programy controllingowe zazwyczaj poza sprawozdaniami finansowymi umożliwiają także wyliczanie różnego rodzaju wskaźników. Na przykład w oparciu o analizy pozwalają definiować komunikaty alarmujące o ewentualnych nieprawidłowościach, generowane bezpośrednio do osób odpowiedzialnych za kontrolę określonego obszaru w organizacji.

O czym warto pamiętać?
Firma, która zamierza wdrożyć system controllingowy przede wszystkim powinna być przygotowana na to, że system ten jest jedynie narzędziem. Z uwagi na swoje rozbudowane możliwości program jest tworzony na konkretne zamówienie przedsiębiorstwa. Dopasowywany jest do jego indywidualnych wymagań, a nawet do konkretnych pytań, jakie zadają sobie poszczególne osoby w przedsiębiorstwie, np. komu i co sprzedawać, komu nie sprzedawać, kto jest wiarygodnym kontrahentem, a kto nie. Otrzymane w ten sposób informacje mają ułatwić im podejmowanie codziennych decyzji biznesowych.

Kontroling ma zobrazować pewne tendencje i pomóc wyłapać te najlepsze lub najsłabsze w organizacji, by móc znaleźć ich przyczyny. Z doświadczenia dostawców tych programów wynika, że często te najprostsze, najbardziej oczywiste prawdy funkcjonujące w danej organizacji stanową ich największą tajemnicę. Zdaniem twórców systemów informatycznych to jeden z największych paradoksów w wielu przedsiębiorstwach. Przyczyną takiego stanu rzeczy jest olbrzymia liczba danych, które je obrazują. System ten ma za zadanie właśnie przekształcić te dane w konkretne informacje zarządcze.

Przygotowanie do wdrożenia
Jeśli potrzeby informacyjne przedsiębiorstwa zostały skrupulatnie zdefiniowane we współpracy z dostawcą systemu, głównym zadaniem dostawcy programu będzie odpowiednie zobrazowanie tych danych i wprowadzenie analizy technicznej. Jej celem jest odpowiedź na pytania, skąd i jakie dane czerpać z systemu informatycznego firmy, aby opracowywane analizy były wiarygodne. Na tym etapie istotne jest właściwe przygotowanie mechanizmów zbierania danych, które system ma pobierać czasem z wielu różnych programów informatycznych (dane służące do analiz controllingowych są gromadzone w tzw. hurtowniach danych, w postaci dużych zbiorów szczegółowych danych, jednoznacznie ze sobą powiązanych).

Jakie trudności mogą pojawiać się w trakcie eksploatacji programu, widać choćby na przykładzie operacji w systemie transakcyjnym. Wyzwaniem dla systemu jest odpowiednie powiązanie ze sobą faktur sprzedaży z faktycznie wykonywanymi transzami płatności tak, by w efekcie otrzymać prawdziwe informacje. Dlatego tak ważną rolę odgrywa umiejętność bardzo szczegółowego zadawania pytań przez konsultantów dostawcy systemu, o to co mają obrazować poszczególne analizy. Zazwyczaj klient dobrze rozumie pojęcia jakimi operuje jego system transakcyjny, tu wyzwaniem jest ich uszczegółowienie, by system nie pokazywał innych danych. Wymaga to precyzyjnego opisu w jaki sposób są wyliczanie, tzn. z przekształcenia jakich danych pochodzących z systemu transakcyjnego pochodzą poszczególne wielkości pokazywane przez program.

Największe wyzwania
Zasadniczym problemem przy wdrażaniu systemów controllingowych przed jakim stają ich twórcy jest niejednoznaczne powiązanie poszczególnych danych pochodzących z systemu transakcyjnego, z których będzie korzystał program. Przykład, co to jest koszt sprzedaży? Czy to jest cena zakupu towaru wyrażona w złotówkach, czy w walucie? Jeżeli w walucie, to po jakim kursie? Czy może kosztem zakupu jest wartość towaru sprzedanego w danym okresie wraz z kosztami wynajęcia powierzchni magazynowej? Bez jednoznacznego określenia, jak należy rozumieć pewne zdarzenia odnotowywane w systemie transakcyjnym, niemożliwe jest wykonanie wiarygodnych analiz.

Dodatkowym problemem przy tworzeniu tego typu analiz jest określenie czasu, kiedy program może pobierać poszczególne dane z systemu transakcyjnego. Głównie dotyczy to analizy danych bieżących. Dla przykładu, mimo że na tę chwilę firma dysponuje już w systemie transakcyjnym dokumentami sprzedaży z poprzedniego miesiąca, jednak do czasu kiedy nie wpłyną  faktury za wynajem powierzchni magazynowej użytkownik programu nie może dokonać stosownych analiz. Ponieważ różne dokumenty wpływają do systemu transakcyjnego w różnym czasie, dlatego pojawia się problem zmienności wartości sprawozdań kontrolingowych w czasie. Dlatego ważne jest określenie warunków koniecznych do spełnienia w systemie transakcyjnym, aby określona analiza była wiarygodna dla użytkownika. Na okoliczność podobnych sytuacji dostawca systemu prowadzi odpowiednie szkolenia użytkowników. Niestety wielu klientów uświadamia sobie ten fakt dopiero po wdrożeniu programu. Dlatego ważną rolę dogrywa tu profesjonalizm dostawcy systemu, który powinien zwrócić użytkownikom na te kwestie uwagę, a wytyczne w tym względzie powinny stanowić element dokumentacji projektowej opracowanej wspólnie z klientem.

Sztuka zarządzania controllingiem
Procedury controllingowe nieustannie się zmieniają, wraz ze zmianą samej organizacji, która dostosowuje się do stale zmieniającej się rzeczywistości rynkowej. W efekcie potrzebuje ona nowych i bardziej precyzyjnych narzędzi analitycznych. Równocześnie, użytkownicy w trakcie eksploatacji programu chcą zestawiać dane w innej postaci lub generować nowe wartości. Krótko mówiąc pojawia się potrzeba analizowania nie tylko dotychczasowych danych pod innym kątem, ale też badania nowych obszarów w organizacji. Program zapewnia to w każdym momencie poprzez nowe analizy i arkusze danych. W tym względzie to najszybciej zmieniające się narzędzia informatyczne w tym systemie. Rolą dostawcy programu jest jego ciągły rozwój, w formie narzędzi do budowania analiz zgodnie z merytorycznymi uwagami i potrzebami klienta. Wszystko po to, by ten mógł tworzyć je szybciej i  łatwiej, a one same były bardziej przejrzyste.

Powrót