Na co powinna zwracać uwagę firma handlowa zanim wybierze oprogramowanie controllingowe? Jak tego rodzaju systemy mogą pomóc handlowcom w podejmowaniu decyzji strategicznych? W tym artykule omówimy klika najważniejszych elementów, o których powinny pamiętać firmy z tej branży.

Doświadczenie dostawcy
    Twórcy systemów controllingowych informują, że firmy handlowe cenią sobie nie tylko doświadczenie dostawców wdrażających tego rodzaju systemy. Równie ważna jest dla nich elastyczność samego programu, czyli możliwość jego konfiguracji dostosowanych do aktualnych potrzeb organizacji. Jednym z głównych narzędzi z którego będą korzystali handlowcy są m.in. plany sprzedaży. Za ich pośrednictwem będą mogli weryfikować wskaźniki sprzedaży, a ściślej osiągane poziomy sprzedaży lub też naliczanie prowizji za handel. Plany mogą dotyczyć zarówno poziomu operacyjnego jak i finansowego firmy. Z takich narzędzi korzystają często firmy o rozdrobnionej strukturze sprzedaży. Dla porównania firmy produkcyjne mniejszą wagę przykładają na przykład do analizy kosztów logistycznych. Tego rodzaju koszty stanowią zazwyczaj ułamek procenta w ogólnych wydatkach firmy. W ich przypadku większą uwagę poświęca się na mierzenie efektywności poszczególnych produktów, oraz ich grup, kosztów maszyn, ich amortyzacji i serwisowi oraz wpływu tych wydatków na koszt wytworzenia poszczególnych grup asortymentowych.

    Podstawą udanego użytkowania oprogramowania controllingowego w firmie handlowej jest dobrze wdrożony system transakcyjny. Stąd już na etapie jego wprowadzania firma powinna możliwie precyzyjnie zdefiniować swoje potrzeby informacyjne, by przygotować system do gromadzenia odpowiednich danych i to w sposób najmniej uciążliwy dla przyszłych użytkowników.
    
Przykład 1.
W zależności od indywidualnych potrzeba firmy handlowej controlling pozwala dowolnie definiować plany sprzedażowe. Firma może określać w systemie własne kanały sprzedaży na przykład w podziale na regiony kraju, lub ze względu na kluczowych klientów, czy poszczególnych sprzedawców. Przedsiębiorstwo handlujące wieloma rodzajami produktów może zdefiniować np. plany uwzględniające poszczególne marki produktów. Z kolei eksporterzy mogą określać parametry dotyczące wybranych obszarów działalności za granicą. Dzięki uzyskanym w ten sposób informacjom łatwiej będą mogli podjąć decyzje strategiczne na temat ewentualnego poszerzenia kanałów sprzedaży lub wprowadzenia nowych produktów do swojej oferty.

Analiza potrzeb
    Kluczową kwestią na wstępie współpracy z dostawcą controllingu jest szczegółowa analiza potrzeb informacyjnych przedsiębiorstwa handlowego. W tym czasie konsultanci prowadzą rozmowy z dyrektorem finansowym, prezesem i członkami zarządu, które mają na celu ustalenie rodzaju informacji potrzebnych im do podejmowania decyzji biznesowych. W trakcie prezentacji dostawca systemu zwykle przedstawia możliwości i główne funkcje oprogramowania (plany i analizy wielowymiarowe, tzw. kostki OLAP). Ważną rolę na tym etapie odgrywa  precyzyjne skonfigurowanie kostek, zgodnie z oczekiwaniami i potrzebami danej organizacji, bo dzięki nim operatorzy systemu będą mogli uzyskać informacje o różnym poziomie szczegółowości.

Przykład 2.
Analizy wielowymiarowe umożliwiają szybkie i łatwe pozyskiwanie z systemu komputerowego informacji na temat wyników sprzedaży (analiza sprzedaży pod względem handlowców, branż, okresów sprzedażowych). Dzięki temu dyrektor handlowy może prześledzić ich historię pod określonym kątem i określić, który klient jest dla firmy najbardziej dochodowy (analiza wyników sprzedaży lub rodzaju zakupionych towarów). Analizy mogą być wykorzystywane także przez dział windykacji, dla którego ważna jest informacja o liczbie przeterminowanych faktur np. w podziale na klientów, działy sprzedaży, lub poszczególnych sprzedawców. System umożliwia tworzenie  rozbudowanych analiz dzięki dostępowi do ogromnej bazy danych (tzw. hurtowni danych). Wszystkie mierzalne parametry przygotowane w zestawieniach wyrażone liczbowo użytkownicy mogą zaprezentować na kolorowych wykresach.

Ochrona w dostępie do danych
    W celu zwiększenia bezpieczeństwa danych system powinien umożliwiać kierownictwu  ustanowienie systemu ochron zarówno na poziomie operacyjnym blokując dostęp jak i umożliwiać wgląd do informacji w ograniczonym zakresie wybranym użytkownikom (np. tylko przychody i koszty). Dostęp do określonych danych może być ustanowiony zarówno dla dyrektorów finansowych, szefów poszczególnych oddziałów firmy oraz kluczowych działów firmy.

System zintegrowany
    Program controllingowy dedykowany przedsiębiorstwom handlowym powinien łatwo integrować się z innymi aplikacjami, m.in. z systemem finansowo – księgowym, który pozwoli uzyskiwać informacje m.in. na temat obrotów i sald na kontach i dokonywać stosownych analiz na tych danych. Z systemu wspomagającego zarządzanie sprzedażą i dystrybucją program będzie pobierał informacje na temat średnich stanów magazynowych, dzięki czemu firma będzie mogła obliczać wielkość zamrożonego kapitału (koszt obsługi kapitału). Z kolei integracja z systemem kadrowo – płacowym pozwoli dostarczyć systemowi danych na temat zatrudnienia w poszczególnych działach firmy, by na tej podstawie móc obliczyć koszty pośrednie przypadające na danego pracownika w firmie.

Mechanizm dzielenia kosztów
    Firmom handlowym system controllingowy powinien umożliwiać opracowywanie mechanizmów dzielenia kosztów, które pomagają w określeniu sposobu dekretowania dokumentów finansowych. Chodzi na przykład o możliwość podziału kosztów zarządu na poszczególne źródła przychodu (towary, asortyment, nawet aż do konkretnych pozycji sprzedażowych). Przy badaniu opłacalności prowadzonej działalności większość systemów transakcyjnych w naturalny dostarcza informacji o wysokości marży bezpośredniej, natomiast przy podejmowaniu bardziej trafnych decyzji ważne jest ustalenie jakie koszty pozostałe towarzyszą poszczególnym transakcjom, czy poszczególnym grupom asortymentowym.

Przykład 3.
Załóżmy, że na produktach A i B firma ma tę sama marżę. Ale produkty B to artykuły wielkogabarytowe niewielkiej wartości. Przygotowanie tych materiałów do wysyłki wymaga m.in. zatrudnienia dodatkowego magazyniera. Może się okazać, że mimo pozornie tej samej marży bezpośredniej firma traci na tych produktach, na przykład z powodu dodatkowych kosztów, które towarzyszą poszczególnym operacjom sprzedaży. Dlatego tak ważna jest umiejętna identyfikacja kosztów operacyjnych związanych z poszczególnymi kategoriami produktów lub konkretnym asortymentem. Ogromną rolę odgrywa w tym przypadku system transakcyjny, który powinien umożliwiać gromadzenie pełnych danych o kosztach operacyjnych. Program controllingowy na podstawie wcześniej zdefiniowanych kluczy umożliwi ich rozpisanie na poszczególne grupy asortymentowe, rejony sprzedaży, itp.

Na koniec warto wspomnieć, że istotne dla handlowców są także wyróżniki na kontach. To dodatkowe opisy analityczne do zapisów księgowych, ze względu na miejsce powstawania kosztów. Np. koszty paliwa, które przypisane są do danego samochodu, działu, oddziału, handlowca. Dzięki nim możliwe jest precyzyjne definiowanie miejsc powstawania kosztów.